El kambal y el justo a tiempo

METODO KANBAN Y JUSTO A TIEMPO.

De acuerdo a lo aprendido en clases y a las múltiples herramientas, con las que día a día podemos contar para la resolución de problemas y toma de decisiones, que de manera eficiente, nos permiten corregir anomalías, y realizar un trabajo de excelente calidad que cubra las necesidades que demanda el cliente, se cita a continuación el proceso que se realiza enel área de personal para tramitar los beneficios a los que tienen derecho los funcionarios y trabajadores del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Oficina Administrativa Mérida.
Desde hace un año, soy responsable de los procedimientos que deben realizar los Coordinadores de Recursos Humanos ante la Dirección General de Recursos Humanos y Administración de Personal en cuanto a losdeberes y derechos de los funcionarios y trabajadores adscritos a esta oficina de Mérida.
Dentro de las múltiples actividades que se deben realizar, están; los tramites de beneficios mensuales hacia los trabajadores como son los pagos de: Gastos Médicos, Cesta tickets, Primas por Hijos, Aportes por Estudio, Sueldos y Salarios, entre otros; para los que se requieren, documentos del trabajador que optaal beneficio, de lo contrario, el nivel central no los cancelara.
En consecuencia toda solicitud debe ir acompañada de una planilla establecida para cada beneficio y a su vez de documentos probatorios como: Copia de un comprobante de pago del Trabajador, copia de cédula de identidad, constancias originales (de acuerdo al beneficio), y copia de resolución del nombramiento, donde se especificasu unidad de origen.
Estos documentos son utilizados de forma permanente en el procedimiento de envío de los beneficios, a la Dirección General de Recursos Humanos; en ocasiones se hace tedioso y hasta imposible recopilar la documentación en tiempo oportuno, bien sea porque el trabajador no los tiene disponible o ya sea que se encuentre de vacaciones, permiso o reposo; además las planillas osolicitudes deben ir debidamente llenas sin omitir ningún detalle. Cuando son transcritas a lapicero por el beneficiario se incurre en múltiples errores que aunado a la falta de documentos, trae como consecuencia la devolución de los mismos por parte del nivel central, ocasionando el retraso de los beneficios solicitados por el trabajador.

De acuerdo a lo anteriormente señalado, se realizo unarevisión detallada de los expedientes del personal de la oficina, que reposaban en los archivos, encontrándose que ninguno de los expedientes cumplía con los criterios establecidos por la institución en cuanto a la organización (documentación y archivo) de los mismos.
Debido a esta anomalía se procedió a solicitar por escrito a cada uno de los trabajadores la respectiva documentación que hacíafalta, para luego organizar y archivar el expediente acorde a las políticas establecidas en la institución; se destino un estante, solo para el resguardo y archivo de los expedientes que fueron debidamente etiquetados en la parte exterior de cada una de las carpetas, y clasificados por gavetas como: Personal Fijo, Contratados, Jubilados, y Retirados. Dicho trabajo se está realizando desde el mes deOctubre del año 2010, logrando así hasta los momentos organizar y archivar los expedientes de acuerdo a la normativa.
Una vez que la documentación se completo y se organizo en los expedientes, se armaron dos juegos de copias de los recaudos (cedula de identidad, comprobante de pago, resolución…), que se utilizan para hacer los trámites de los beneficios de los diferentes trabajadores biensea: fijos, contratados o jubilados, se resguardaron en una carpeta tipo acordeón debidamente identificada, resolviendo de esta forma el retraso en la solicitud de recaudos de los trabajadores.
En cuanto a los errores cometidos en el vaciado de las planillas y solicitudes para los trámites de beneficios, se procedió a indagar si necesariamente debían ser llenadas en bolígrafo, verificando los...