El Manejo Adecuado Del Tiempo

Libro: ¿Cómo podemos administrar el tiempo para el mayor rendimiento posible sin caer en una frustrada sobrecarga laboral?
La comunicación Uno de los aspectos que causa numerosos problemas y malas interpretaciones, y, por consiguiente, perdidas de tiempo es la comunicación. Sobre este tema podemos decir categóricamente que estamos todavía en una etapa primitiva de lo que se puede concebir como“comunicación eficiente”. Esto, obviamente es simplemente producto de la evolución humana la cual no podemos acelerar o refrenar.
El lenguaje e idiosincrasia tiene que ver mucho con la eficiencia comunicativa. Por citar un ejemplo, el inglés es más eficiente y objetivo que el español, en particular, en lo que se refiere a las áreas de comercio, esto va mano a mano con la idiosincrasia sajona y endirecto contraste con la de los países de habla hispana. Una reunión ejecutiva conducida en inglés con la idiosincrasia sajona es más efectiva que la misma en un país de habla hispana; ¿Por qué es así?
Esto se debe principalmente a dos factores:
Primero el lenguaje inglés usa menos palabras y es más objetivo, obviamente influyendo en las líneas de pensamiento y razonamiento; y
Segundo, lamentalidad es de no perder tiempo “floreando o endulzando la píldora”, su idiosincrasia es una de enfocar una situación no solo objetivamente sino que ni siquiera se contempla la posibilidad de “argumentar” sobre otro tema y “no se van por la tangente”.
| Otro aspecto es la “trayectoria de la comunicación” y como esta se distorsiona en el proceso. Un mensaje u orden verbal intra-departamentalpodrá ser diferente al emitido. Esto ocurre en la mayoría de los casos, pero además también podría darse el caso de no obtener confirmación de que el receptor recibió y entendió el mensaje enviado. |
Las comunicaciones escritas son mucho más efectivas. Pero además debemos cuidar siempre de tener “confirmación de lectura” para lograr un ciclo completo de comunicación. El ciclo completo de lacomunicación puede ser tan simple como de emisor a receptor y de vuelta a emisor con un último paso de confirmación al receptor “un OK”. También puede ser extremadamente complejo en su diseño dependiendo en la data a comunicar, su importancia y la cantidad de receptores envueltos. Pero tenemos que cuidarnos mucho en lo que es el sistema de comunicación de la empresa. Dos conceptos básicos entre otrosserian:
La menor cantidad de palabras para comunicar usando el método más eficiente posible, entendiendo que la data no es lo mismo que la información o la comunicación. La primera no puede ser manipulada o mal interpretada la segunda sí.
Asegurarse de que el receptor no solo reciba el mensaje “rápidamente” pero que lo entienda a cabalidad. Para esto se requiere que el ciclo de la comunicacióntermine donde empezó, en el emisor, y que, este verifique que fue entendido.
Las empresas deben de implementar la sustitución del papel por el uso de las nuevas tecnologías de la información, comunicación y manipulación de data sintetizada en un entorno físico organizado.
Una empresa eficiente y exitosa requiere una serie de parámetros que provean a sus empleados y ejecutivos con un entorno físicoel cual minimice las perdidas de tiempo. En este tenor podemos mencionar como factores de suma importancia:
La ubicación física de las oficinas, salones de conferencia, áreas de producción, almacenes, etc. Estas deben de ser planificadas para que el tráfico sea el más reducido posible, o sea que, el personal debe recorrer la menor distancia posible en su diario desempeño operativo, ahorrandotiempo y esfuerzo, que se traduce en eficiencia.
En la planificación cada área debe estar diseñada para agilizar los procesos. Las famosas técnicas orientales del Feng Sui, entre otras, además de hablarnos del equilibrio en la ambientación, se refieren a la distribución espacial de los equipos y utensilios: donde va la grapadora, el teléfono, la silla de visitas y hasta el retrato del cónyuge....