El Manual

EL MANUAL
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de lainstitución.
adj. Que se ejecuta con las manos. Manuable.  Que exige más habilidad de manos que inteligencia.  m. Libro en que se compendia lo más sustancioso de una o más materias.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.El manual incluye además lospuestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión lainformación básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a HYPERLINK"http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml" descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.Interviene en la consulta de todo el personal.Que se desee emprender tareas desimplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.Facilita las labores de auditoria, evaluación del control internoy su evaluación.Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Conformación Del Manual
A) IDENTIFICACIÓNEste documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipode la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Nùmero de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas dela unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDORelación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓNExposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su revisión yactualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOSExplicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de...