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Métodos Tecnológicos Para Archivar Documentos

Desde hace mucho tiempo el archivo ha ayudado a varias entidades como empresas u otras personas a guardar documentos de forma organizada y fácilal momento de su búsqueda, existen infinidades de papeles para archivar que son importantes y fundamentales en las operaciones constantes de la empresa, pero actualmente se hace muy difícil labúsqueda de los mismo, por ello, en la actualidad se ha incorporado una nueva forma de archivar documentos: de forma tecnológica.

Este método es muy utilizado por la mayoría de las empresas, es unaforma más cómoda y más rápida de buscar un archivo que el método común. Al mismo tiempo se pueden guardar muchos documentos sin importar cuantos sean, siempre se encontraran más rápido que losarchivos de papel.

Pero hay que ser cuidadosos al momento de tener un archivo tecnológico porque puede sufrir un accidente indeseado en el sistema computarizado, lo que hace la perdida de variosarchivos, incluyendo todos los documentos operados por empresa o persona; lo recomendable es tener una copia de todos los archivos en otro medio, exportándolos a otro dispositivo para que no sepierda toda la información.

Programas para Archivar:

Estos son dos programas que permiten archivar documentos computarizados de forma sencilla.
* Microsoft ACCESS: Éste es un programa creadopor Windows que permite crear ficheros para poder guardar documentos importantes en la empresa. Además puede ordenar los documentos por tablas, es decir, en filas o columnas. Esta aplicación es uncomponente de Microsoft Office.
* DBASE: Este es un componente que puede guardar datos para el usuario, el programa es utilizado en el sistema Apple o Macintosh.

El método tecnológico no solose dedica a guardar documentos, sino los organiza de forma específica, como lo desee el usuario, por orden de nombre (empezando por el apellido) o por la fecha que se ingresó el documento.