El nuevo sistema de gestion para las mypes

EL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA LAS PYMEs
¿Cómo llegamos?
Metodología, técnicas y herramientas.

1.1 Visión general del sistema de gestión
Podemos clasificar en tres tipos las actividades que realizamos en la empresa:
a) Actividades rutinarias y kaizen (Gerenciamiento de rutina), Podemos denominarlas procesos. El horizonte de trabajo es diario o a muy corto plazo.
Estasactividades representan el mayor volumen, ya que se realizan de manera cotidiana como comprar, producir, vender, cobrar, etc.
Existe una enorme área de oportunidad a través de lo que los japoneses llaman Kaizen o mejora continua. Kaizen son pequeñas mejoras que las personas a nivel operativo incorporan en sus procesos, las cuales redundan en una optimización de los resultados.
b) Actividades demejora (Gerenciamiento de mejoras), podemos denominarlas proyectos, los cuales buscan generar innovaciones. El horizonte de trabajo es de uno a tres meses. Estas actividades permiten que la empresa avance de forma sostenida; pueden ir desde realizar un gran proyecto que transforme por completo la estructura de la empresa, hasta simplemente incorporar el gerenciamiento de rutina a un proceso que no lotenga
c) Actividades para direccionar la empresa, incluyen tanto la política básica como el despliegue de políticas o directrices. El horizonte de trabajo es de tres a cinco años para la política básica y de un año para el despliegue de políticas. Estas actividades permiten definir el rumbo y la velocidad que los líderes quieren para la empresa. A través de dichas actividades se tomandecisiones tan importantes como: “qué inversiones se deben realizar”, “que nuevos mercados se atacarán”, etc.

Estos tres tipos de actividades tienen dos características comunes: todas las actividades están interconectadas, funcionan como un sistema y siguen el ciclo Planear, Desarrollar, Checar y Ajustar.

1.1.1 Implantación del sistema de gestión
Cuando una empresa quiere emprender uncambio, requiere preguntarse dónde está (diagnóstico), saber dónde desearía estar (objeto) y seleccionar el camino para lograr el tránsito de un punto al otro.
Enfoques sobre como emprender la transformación de una empresa:
a) Primer enfoque para transformar la empresa. Elaborar un diagnostico detallado de la empresa; definir claramente el objetivo que se busca y en base a la misión, visión yvalores, elaborar un plan detallado de cómo se va a realizar la transformación.
b) Segundo enfoque para transformar la empresa. Su punto de partida es la identificación de los problemas más graves que el director de la empresa está afrontando en el momento. Como la pérdida de clientes, o la generación insuficiente de utilidades.
El siguiente paso es montar sobre ellos los PDCA de mejora decorto plazo, de uno a tres meses. Seguimos el mismo enfoque, generado mejoras sobre los principales problemas identificados, y cuando existe suficiente madurez en la organización, se ha comprendido a fondo lo que es el ciclo PDCA, y se ha descubierto el potencial humano dentro de la empresa, entonces ampliaremos el horizonte de planeación a un año. Después de esta etapa la organización ya estaráen condiciones de elaborar su política básica (misión, visión y valores).
En el caso de las PYMEs es mejor hacer un diagnostico rápido, basado en las preocupaciones del director y de las personas de mayor jerarquía, y arrancar con las primeras mejoras que nos lleven a entender el sistema; gradualmente se irán incorporando otros elementos hasta que, en un periodo no mayor a dos años, tengamosconformado todo nuestro sistema, con la ventaja que se habrán generado resultados desde el inicio de la transformación.

1.1.2 La importancia de un lenguaje común
El objetivo de tener un lenguaje común es asegurarse de que todos entiendan claramente lo que se les está pidiendo. El lenguaje es una herramienta que fortalece el trabajo del liderazgo porque facilita la comunicación de los...