El Origen De La Vida

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistemaes considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

A) Se basa en secuencia alfabética
B) Es directo
C) Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeñosy grandes.

Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

• GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en seccionesalfabéticas importantes y estas van al inicio.

• GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

• GUIASESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

• EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos estánordenado alfabéticamente después de cada guía. los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. con la ultima fecha enfrente de tal manera que la correspondencia seafácil de localizar.

• EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan unexpediente individual.

REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS
(ARCHIVO ALFABÉTICO)

1) REGLA

El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

EJEMPLOS:

NOMBRE DEPILA: APELLIDOS:

Ernesto Humberto Amaya Cabrera
María Elena Gómez Deras

SE ARCHIVA:
Amaya Cabrera,Ernesto Humberto
Gómez Deras, María Elena

2) REGLA

Si antes del apellido aparece una inicial se toma como nombre de pila.

EJEMPLOS:
Raúl A. Fuentes Colorado
Marina E. Mena...