El Papel De La Secretaria

EL PAPEL DE LA SECRETARIA EN LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS.
La secretaria tiene un papel fundamental en las empresas puesto que es la persona que mantiene las relaciones entre eljefe hacia el resto de personal, ya sea de la empresa o visitantes.
Por ello su presentación personal debe estar lo mejor posible, entre sus funciones tenemos: contestar el teléfono, tomardictados, realizar cartas, memorandos, actas, circulares, registros, certificados y tener presente en todos los documentos la información activa, semi-activa e inactiva. Entre la información activa tenemos:documentos administrativos, legales, fiscales, contables y jurídicos.
Entre la información semi-activa e inactiva, tenemos: históricos, culturales e investigación científica.
Cuando la secretariamaneja claramente esta información prosigue a archivarla para hacer uso de ella cuando sea necesario; teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
Se podría decir que los requerimientos deljefe para las secretarias se manejan en tres áreas: educación, cultura general y discreción.
En la discreción es necesario trabajar junto a una persona con altos principios éticos y morales, unacolaboradora que tenga total discreción y que no sea un estuche de chismes y rumores en la oficina.
En el terreno empresarial el jefe delega en su secretaria algunas responsabilidades que implican tomardecisiones, por lo cual deberá estar preparada para afrontar esta situación, tener iniciativa para el desarrollo de sus actividades y cierto don de liderazgo para conducir al grupo de personas quetrabajan en coordinación con la oficina que ella representa.
Para las secretarias, el papel del jefe también ha variado. Se preparan para trabajar junto a un jefe flexible, con don de mando, agradecidoy confiado en el esfuerzo que su secretaria hará día a día. Una persona de mando con objetivos, principios éticos y dispuestos a fortalecer y a reconocer el trabajo que realiza cada colaborador,...