El presupuesto como elemento de control

EL PRESUPUESTO COMO ELEMENTO DE CONTROL
El Control es el esfuerzo sistemático para hacer coincidir los resultados con los objetivos propuestos.
¿Qué importancia se le atribuye al control?
• La dinámica del medio, requiere un monitoreo constante de los cambios externos, que de no ser detectados a tiempo pueden afectar al sistema.
• El aumento constante en la complejidad organizativa de laentidad obliga a incrementar el control del trabajo en las interdependencias evitando que se malgasten los esfuerzos de coordinación de la dirección.
• Los seres humanos se equivocan, por lo que hay que identificar los errores antes que causen daño.
El Plan y el Control tienen que trabajar de conjunto para lograr resultados eficientes.
El plan Brinda el sentido direccional para alcanzar losobjetivos.
El control se concentra en guiar las actividades designadas para alcanzar estos
objetivos.
Un sistema efectivo de control tiene como características:
Ø Ser preciso. Brindar información verídica y en tiempo. Ser objetivo. Claramente entendido, aceptado por los que están sometidos al mismo.
Ø Ser concentrado en los puntos estratégicos. En los cuales es posible esperar que ocurrandesviaciones o que estas causen daños mayores.
Ø Ser económico. Sus beneficios deben ser reales.
Ø Estar integrado al flujo de trabajo. Brindar la información que retroalimente al punto en que se puede tomar la acción correctiva inmediata.
Ø Ser flexible. Debe asimilar eventualidades o hechos no esperados.
Ø Ser operativo. Cuando hay desviación debe indicar la acción a tomar.
El control puedeexpresarse como el conjunto de procedimientos, métodos y actividades que se emplean para determinar si un proceso determinado se comporta en su ejecución de acuerdo con los presupuestos, planes, normas, leyes o directivas que lo regulan.
Habiendo hecho un breve resumen sobre lo que es el control, podemos continuar con el tema en cuestión, partiendo de su concepto:
Los Presupuestos son previsionescuantitativas sobre el futuro de la empresa. La confección de presupuestos no sólo ayuda a la previsión del futuro, sino que también sirve para controlar y evaluar la gestión de todas las partes de la empresa y para tomar las medidas correctoras pertinentes que permiten mejorar los resultados de la gestión.

Estas medidas correctoras pueden afectar a los objetivos de la empresa, a los medios con quecuenta o, incluso, a los propios presupuestos ya que a veces hay que modificarlos para compatibilizar lo que se desea alcanzar con lo que se puede conseguir.
La elaboración de presupuestos es el instrumento de gestión utilizado para la planificación y el control. Tradicionalmente, los presupuestos se utilizaban para calcular y autorizar los costos, pero es más útil considerar los presupuestoscomo una herramienta de gestión que ayuda a alcanzar los objetivos (eficacia) con un óptimo uso de los recursos (eficiencia). Para ello, es conveniente que el proceso de elaboración de los presupuestos cumpla algunos requisitos:
* En la confección de los presupuestos deben participar todas las personas que tengan a su cargo la responsabilidad de ingresos, costos o inversiones. Cuando lospresupuestos vienen impuestos unilateralmente por la alta dirección se convierten en una fuente de desmotivación.
* La aprobación de la integración de todos los presupuestos es responsabilidad de la alta dirección de la empresa. Por ello, es habitual que la confección de los presupuestos requieran de un proceso interactivo a través del cual se intenta conciliar los objetivos y perspectivas de todos losresponsables con los de la alta dirección.
* Hay que respetar un determinado calendario con el fin de que los presupuestos estén aprobados antes de iniciar el período presupuestado.
* A medida que va avanzando el período presupuestado hay que ir informando a los responsables de ingresos, costos e inversiones de la marcha de la realidad en relación con el presupuesto, con el fin de poder tomar...