El Proceso Contable

El proceso contable

Transformación de datos en información
La contabilidad es un sistema al cual ingresan datos sobre el patrimonio y los cambios en el habido y del cual sale información útil para la toma de decisiones.
Principales informaciones proporcionadas por la contabilidad generalmente se expresan en moneda, pero no quiere decir que no maneje por ejemplo kilogramos, o datos inunidades como por ejemplo vencimiento de documentos a pagar

La captación de datos
La captación de datos ocupa el primer lugar en el proceso de gestión administrativa. Normalmente los datos que el sistema deberá captar se refieren a transacciones u operaciones que la empresa realiza para obtener beneficio. Como ejemplo de los tipos de operaciones pueden mencionarse:
-Hechos resultantes deinteracción con terceros: compras, ventas, pagos, cobranza.
-Hechos o acontecimientos internos de la empresa: transformación de insumos en productos mediante un proceso industrial
-Hechos o acontecimientos externos a la empresa: modificación de los tipos de cambio en vigencia, nuevo impuesto que establece el estado.
Cualquiera de estos tiene influencia sobre el patrimonio, a través de lareducción o ampliación de los recursos disponibles o de fuentes de financiación.

Las fuentes de datos
Los elementos que ponen en evidencia las variaciones patrimoniales son denominados comprobantes o documentación respaldatoria. Documentar una operación significa emitir un comprobante, que indique características e importes o valores de la operación. Además permite llevar la “historia” de lasoperaciones efectuadas. Hay ciertas razones por las que se debe documentar las transacciones:
-Actuar como elemento de entrada (input) en uno o más subsistemas del sistema de información del ente.
-Permitir la prueba de la existencia de determinadas operaciones y de las condiciones de la misa, ya sea en caso de controversia con terceros, o requerimiento del estado por fiscalización en materialaboral, provisional, impositiva, etc.
La documentación respaldatoria, pueden ser formularios, escrituras públicas, contratos o actas de las reuniones. Pero la mayoría son formularios, estos pueden:
-Originarse de la empresa y ser completados fuera de ella.
-Originarse en la empresa y originarse dentro del ámbito de la misma.
-Ser emitidos por terceros y controlados dentro de la empresa.Como ejemplos de datos que no se toma de formularios pueden citarse los relacionados con:
-La adquisición o venta de un inmueble, que se formaliza por medio de una escritura pública
-Alquiler a pagar por un inmueble, surge de un contrato entre el locatario y el locador.
-Decisión de distribuir un dividendo en efectivo en una S.A., que figura en el acta de la asamblea de accionistas.En los formularios, se deja espacios, para que se deje constancia de los diversos procesos administrativos relacionados con su recorrido dentro de la empresa y su correlación con otros comprobantes.
Normalmente un documento es emitido cuando se produce una variación patrimonial. En algunos casos tales documentos convalidan jurídicamente las transacciones con terceros. Los documentos quegeneran anotaciones son los que informan sobre cambios producidos en la composición del patrimonio, ya sean estos cuantitativos (se vende por un precio distinto al del costo) o cualitativos (se cobra el importe adeudado por un cliente).

Tipos de comprobantes
Nota de pedido interno: Un sector de la empresa requiere que se realice una compra, detallando características de los bienesnecesitados.
Pedidos de cotización: Se solicitan cotizaciones de compra a diversos proveedores, indicando bienes, precio y demás condiciones de venta.
Orden de compra: Se selecciona un proveedor y se le envía una orden de compra. Implica un compromiso de comprar en las condiciones estipuladas.
Remito: Se reciben las mercaderías y se firma el remito del proveedor. Es una constancia de la recepción de...