El proceso de comunicación

Proceso de comunicación

De la calidad del proceso de comunicación depende la eficacia de las relaciones interpersonales en las organizaciones. La negociación, la venta de ideas y de pro¬ductos, el liderazgo, la motivación, la organización, la delegación, la orientación a los empleados y la evaluación del desempeño, entre muchas otras funciones gerenciales, exigen una elevada capacidad decomunicación. Lo mismo sucede con las relaciones entre el gerente y su equipo y dentro de los equipos mismos. De la comunicación dependen además la coordinación entre unidades de trabajo y la eficacia del proceso de decisión.
El proceso de comunicación comprende la transmisión de información y signi-ficados. Si no ocurre esa transmisión no hay comunicación. En cualquier proceso comunicativo siempreestán presentes los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, canal de comunicación, ruido y retroalimentación.

EMISOR Y RECEPTOR

El proceso de comunicación siempre implica una fuente (o emisor) que transmite un mensaje por algún medio a un destinatario (o receptor). Antes de transmitir, la fuente codifica el mensaje para convertirlo en símbolos: idioma, sonidos, letras, números yotros tipos de señales. El mensaje se transmite por un canal o medio de comunicación: conversación, telefonema, correo electrónico, memorando u otro.

Al otro extremo de la línea, el receptor decodifica el mensaje, dado que utiliza el mismo sistema de símbolos que el emisor, y lo interpreta.

RUIDOS

El proceso de comunicación está sujeto a ruidos e interferencias, que distorsionan el mensaje oimpiden la transmisión y recepción eficaces de la información. Ejemplos de ruidos e interferencias son el exceso de mensajes que compiten por la atención de los destinatarios, la falta de atención por parte del receptor, las dificultades de expre¬sión o lenguaje incorrecto del emisor y los ruidos propiamente dichos en el ambiente o en los canales de comunicación.

RETROALIMENTACIÓN

Unelemento importante en el proceso de comunicación es la retroalimentación. que significa el retorno de la información hacia el emisor. Puede ser natural; por ejemplo, el lector perciba que las personas se ríen cuando cuenta una anécdota. Y también puede inducirse; por ejemplo, puede pedir la opinión de alguien sobre una idea que ha presentado. La retroalimentación es una garantía de la eficacia delpro¬ceso de comunicación. Todas las personas, los administradores y los comunicadores profesionales en particular, deben cultivar la retroalimentación.

Medios de comunicación

Existen dos formas de comunicación: oral y escrita. Ambas pueden auxiliarse con recursos visuales, como gráficas, fotografías, mapas u objetos.

COMUNICACIÓN ORAL

La comunicación oral es el primer y más importante canalde comunicación. Ésta, además del dominio del idioma, implica la elección de las palabras, el tono de voz T la corrección del lenguaje. La palabra hablada es el canal primario de comunicado»! del gerente con su equipo, y entre los integrantes de este último. Además, es muy i común que los funcionarios de las organizaciones tengan que hacer presentaciones j para el público interno y externo, lo queexige un alto nivel de competencia en a( comunicación oral. Por ejemplo: recepción y orientación de nuevos empleados, exposición de ideas, proyectos e informes para los colegas de todos los niveles y presentación de propuestas para los clientes, entre otras actividades.

COMUNICACIÓN ESCRITA

La competencia en la comunicación oral no significa de manera automática la competencia en lacomunicación escrita. Ésta es mucho más compleja, debido a que implica un segundo sistema de codificación, además del habla. En las or¬ganizaciones, la comunicación escrita desempeña un papel de suma importancia. Desde las notas y los correos electrónicos hasta los informes para la dirección y las propuestas para los clientes, hay una gran variedad de mensajes que es necesario plasmar en papel o en la...