El Proceso De Control

El proceso de control
Contenido presentado por Nacional Financiera

Introducción
A primera vista, podría pensarse que si el proceso de planeación ha sido llevado a cabo correctamente, no existirá la necesidad de control. Esto es incorrecto.
En primer lugar, es prácticamente imposible prever todas las posibles situaciones, por lo que la empresa tiene que estar atenta para responder a cambiosinesperados.
Además, aun cuando pudiésemos anticipar muchos de los eventos que pudiesen ocurrir, nunca estaremos absolutamente seguros de su realización, por lo que siempre será necesario introducir algunos ajustes. El proceso de control permite la realización de tales ajustes.
Descripción del proceso de control
Aunque los sistemas de control deben diseñarse de acuerdo con situacionesespecíficas, existe un proceso que, por lo general, es aplicable a cualquier situación.
El establecimiento de estándares
El primer paso del proceso de CONTROL es el establecimiento de normas.
Una norma es un criterio específico que sirve de guía al desempeño. Así, por ejemplo, una "flecha" puede tener un diámetro establecido y el maquinista tratará de mantener ese diámetro durante el maquinado. Lasnormas, a veces, pueden ser vistas como objetivos y, dentro de lo posible, deben ser expresadas cuantitativamente, con objeto de reducir la subjetividad.
Los tipos de normas más utilizados son:
Normas de tiempo
Estas normas definen el tiempo que debe durar cierta actividad, ya sea la manufactura de un producto, o la prestación de un servicio.
Normas de productividad
Estas normas generalmente sebasan en la cantidad de productos o servicios por producir, durante un periodo determinado de tiempo.
Normas de costo
Estas normas se basan en el costo o los costos asociados con la producción de un bien o servicio.
Normas de calidad
Estas están basadas en los niveles de perfección deseados en la manufactura de productos o prestación de servicios.
Normas de comportamiento
Estas se basan en eltipo de comportamiento que se desea de los trabajadores del negocio. Por lo general, es difícil expresar cuantitativamente este tipo de normas.
Vale la pena señalar que, aunque a veces las normas pueden ser muy específicas, por lo general, es necesario también establecer grados de tolerancia.
Los grados de tolerancia son las especificaciones de la cantidad de desviación o error que serápermitida en cualquier actividad antes de tomar medidas correctivas.
La medición del desempeño
Una vez determinadas las normas, el paso inmediato siguiente es la medición del desempeño.
Para cada norma hay que determinar cómo habrá de medirse el desempeño y la frecuencia con que habrá de medirse.
Las formas de medición dependen del tipo de normas que hayan sido establecidas, pero pueden incluirinformación tal como: unidades producidas, pesos recibidos por venta de servicios, cantidad de materiales utilizados, número de defectos encontrados, cantidad de material desperdiciado, pasos o procesos llevados a cabo, utilidades, rendimiento sobre la inversión, calidad del producto, horas, metros, kilos, etcétera.
En ciertos casos, algunos aspectos relevantes de la operación no pueden sercuantificados, como en el caso de cordialidad o atención en el servicio, por lo que habrá que recurrir a mediciones de tipo cualitativo. Para ello, a veces es recomendable que, para evaluar el desempeño, se acuda al juicio de compañeros de trabajo o a opiniones de los clientes para tratar de reducir la subjetividad en la evaluación.
Por razones como la anterior, la gran mayoría de empresas utilizancombinaciones de medidas cuantitativas y cualitativas del desempeño.
Una vez seleccionada la forma de medición, hay que determinar la frecuencia de medición del desempeño.
Por lo general, el periodo de medición varía en proporción directa a la importancia de la actividad, la rapidez con que puede cambiar, y la dificultad y costo de rectificación de los problemas, en caso de que alguno ocurra.
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