El reto de coordinar acuerdos en la implementación de un nuevo modelo de gestión

El reto de coordinar acuerdos en la implementación de un nuevo modelo de gestión
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Una reconocida empresa de la industria refresquera latinoamericana, con ventas superiores a 40 mil millones de dólares anuales y más de cien mil trabajadores, inició un proyecto de movilización e implementación de un Modelo de Gestión basado en Procesos durante el año 2009. El líder del proyecto eraEnrique Loera, director de primer nivel dentro de la organización, quien disponía de 15 grupos de trabajo que debían interactuar internamente y con el resto de los grupos. El objetivo era lograr acuerdos acerca de las fronteras de los procesos, los límites de las responsabilidades entre los mismos, los entregables de salida a realizar en cada uno de ellos y que se convirtieran en la entrada deproyectos futuros. Enrique estaba preocupado pues los grupos no llegaban a acuerdos y el proyecto de Modelo de Gestión estaba en riesgo de tener un retraso importante con consecuencias negativas en materia presupuestal, por lo pronto. Loera sabía que se requerían acciones para lograr la coordinación, la generación de acuerdos y llegar al final planeado en tiempo, costo y calidad. En este contexto, ellíder del proyecto se preguntaba: “¿Qué acciones debemos realizar para lograr la coordinación y que los grupos de trabajo cumplan con sus compromisos en tiempo y forma?”. El cumplimiento de compromisos en riesgo Enrique Loera era un director con diez años de experiencia en el diseño e implementación de proyectos complejos. En su opinión, realizar una transformación que lograra las sinergias paraincrementar las utilidades y eficiencias, mejorara las inversiones y el servicio al cliente y lograra el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos, era indispensable para la organización. Por ello, la correcta implementación del nuevo Modelo de Gestión autorizado por la Dirección General y el grupo directivo, era clave. El nuevo

Este caso fue escrito por el profesor Emilio TorresFlores Quintero y Gabriela Urrea Agraz con el propósito de servir como material de discusión en clases, no pretende ilustrar buenas o malas prácticas administrativas. Algunos datos de este documento han sido modificados a petición de las personas e instituciones involucradas. Derechos Reservados © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey; Av. General Ramón Corona No. 2514 Col.Nuevo México, Zapopan, Jalisco 45140, México. El ITESM prohíbe cualquier forma de reproducción, almacenaje o transmisión de la totalidad o parte de esta obra, sin autorización por escrito. Centro Internacional de Casos Tecnológico de Monterrey Fecha de revisión: 5 de junio de 2011 Última revisión: 21 de julio de 2011

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modelo había sido aprobado después de dos años de planeación, dada la magnitud de la decisión y del tamaño de la organización. El proyecto contaba con un grupo de trabajo por cada proceso de negocio y en total eran 15. Al interior de cada grupo operaban equipos de trabajo, y el número de equipos se definió con base en las características de las tareas asignadas. Adicionalmente,por el tamaño de la organización y del proyecto, grupos y equipos estaban ubicados en diferentes puntos geográficos. Cada grupo de trabajo contaba con un líder o responsable. Dentro de los equipos de trabajo participaban ejecutivos de primer y segundo nivel (directores y gerentes), apoyados por consultores internos y externos de alto perfil con la experiencia requerida para lograr las metas, asícomo las habilidades para gestionar ejecutivos. Durante el desarrollo de la implantación del Modelo, en una reunión de coordinación del proyecto, Enrique Loera percibió que los grupos de trabajo que representaban la organización enfrentaban ciertas situaciones que impedían llegar a acuerdos y cumplir con los planes de trabajo:     Los avances en las definiciones hacia el interior de los...