El Reto De Organizar Una Expo

El Reto de Organizar una Exposición

Organizar exposiciones y ferias especializadas, representa mas que un compromiso social una responsabilidad absoluta. Por eso es necesario considerar varios elementos que contribuyan a alcanzar el propósito deseado: un entorno óptimo en el que se reúnan oferta y demanda y facilitar, así, el incremento de los negocios.
Ante todo, cuando el expositor hadetectado un nicho de mercado aprovechable para llevar a cabo una exposición, advertirá los factores que ayuden a diseñar varias estrategias de trabajo, los cuales le permitirán alcanzar sus objetivos y que a continuación se sintetizan, ya que los detalles de la organización de un evento no puede plasmarse en un documento sencillo. No obstante, antes de elegir cualquier decisión, se deben considerarlos resultados de una previa investigación de mercados.
El control y programación del tiempo es un factor clave. Por eso el organizador partirá del diseño de una ruta critica que contemple todas las actividades necesarias e indique los tiempos en los que se deben llevar a cabo. Cuando hay un desfase entre ambos factores, los problemas seguirán.
Lo mejor es empezar lo antes posible. El iniciofijara los objetivos del evento; la designación del responsable principal definirá así mismo el público-objetivo que visitara la exposición y que será el cliente potencial de los expositores. En este sentido, la configuración de una base de datos actualizada será una de las claves para el éxito, ya que ella depende en gran parte del arribo del público-objetivo deseado.
Se recomienda solicitar apoyo dauna cámara o asociación de la industria representada en el evento, para obtener información confiable. El presupuesto a partir de las cotizaciones previamente solicitadas, incluirá todos los gastos necesarios. A la vez, se decidirá el costo de cada espacio que se rentara; este factor se correlacionara con las condiciones solicitas por los posibles recintos-sede. Desde luego, la sede tendráfavorables vías de acceso e, inclusive, se aprovechara la infraestructura hotelera para difundir el evento y con ello atraer visitantes foráneos.
El responsable principal programara reuniones periódicas con su equipo de trabajo, para revisar los avances que se logren de acuerdo a la ruta crítica y el programa de actividades previamente diseñado. Ajustar los tiempos, presupuestos, patrocinios,estrategias de promoción y logística para el montaje, conferencias, eventos sociales y ceremonias, son vitales en la planeación inicial, designando responsables y coordinadores. Es preferible que en un lapso de entre diez y ocho meses antes del evento, se tengan los comités entregados de coordinar los pormenores relacionados con el hospedaje; las opciones de transportación aérea y terrestre; los alimentosy bebidas; el programa de las conferencias y el contacto con las conferencistas; las acciones de promoción y publicidad; la inspección y elección de la sede del evento, así como la revisión y el control de cotizaciones.
Por otro lado, se listarán las opciones de alojamiento en hoteles cercanos a la sede; la revisión del contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado; la revisión dela base de datos; el diseño del manual del expositor; la definición de la imagen general del evento; el diseño de las estrategias de mercadotecnia y el plan de medios para la promoción, y la ruta crítica respectiva.
Posteriormente, a seis meses del evento el organizador negociará las mejores condiciones con los hoteles, recintos y servicio de transporte; precisar tiempos de montaje y desmontaje;revisar presupuesto; depurar la base de datos; definir la estrategia de prerregistro; elaborar el plan de transporte y hospedaje para los visitantes foráneos; inicial la promoción del evento mediante el mayor numero de estrategias de comunicación; presentar el evento a los medios y clientes potenciales; y revisar el programa preeliminar de conferencias. En esta etapa, las necesidades en cuanto...