El Sistema Contable

CAPÍTULO 2

El sistema contable
El sistema contable es uno de los dos elementos centrales del SIG de una
institución de microfinanzas — el otro elemento es el sistema de manejo
de la cartera de créditos. Aunque no se pretende que este trabajo sea un
manual de contabilidad, este capítulo presenta los elementos de un sistema
contable que son pertinentes al diseño y utilización de un SIG. Aquí seintroducen los conceptos básicos de la contabilidad de caja, de la contabilidad en valores devengados y de la contabilidad de fondos y se presenta un
ejemplo de un plan de cuentas para una institución de microfinanzas.
2.1 Sistemas contables
Numerosas directivas contables y normas rigen el registro y el reporte de las
transacciones1. Las transacciones y los libros contables son parte de un vasto
ycomplejo sistema utilizado para el control de los fondos y para el registro de
las fuentes y usos de los mismos. En este sistema, los contadores son los responsables de presentar el movimiento de los fondos a través de la institución.
Ellos registran como se reciben y usan los fondos y determinan cuales recursos son utilizados para producir o distribuir los bienes y servicios correspondientes. Parapoder llevar a cabo esta tarea ellos necesitan de un plan (o listado)
de cuentas.
De manera similar a la estructura de una base de datos, el plan de cuentas proporciona a los contadores una estructura para registrar las transacciones en cuentas y libros diferentes. También determina lo que aparecerá en los estados
financieros. En general, el plan de cuentas identifica a cada cuenta por:
• Un númerode cuenta
• Una descripción — por ejemplo, “cuenta corriente del Banco de la Nación”
o “sueldos devengados, personal de la oficina principal”.
• El tipo de cuenta, como son las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Por ejemplo, una cuenta bancaria es categorizada como un activo
y los sueldos como un gasto.
Para una institución de microfinanzas el sistema contable puede ser unosimple y manual basado en la utilización del libro diario (donde las transacciones se
registran cronológicamente como débitos y como créditos), del mayor general
(donde la actividad descrita en el libro diario se resume por número de cuenta) y
de otros registros que se requieren para administrar el negocio, así como los
registros de compras, pagos, ventas, facturación y las planillas deremuneraciones
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Este capítulo introduce
los conceptos básicos de
la contabilidad de caja,
de la contabilidad en
valores devengados y de
la contabilidad de
fondos y presenta un
ejemplo de plan de
cuentas para una
institución de
microfinanzas

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA INSTITUCIONES DE MICROFINANZAS:GUÍA PRÁCTICA

del personal. (Debido al costo que representa mantener múltiples registroscontables en forma manual, las instituciones por lo general no preparan todos estos
registros.) Un sistema de contabilidad manual generalmente incluirá como
mínimo lo siguiente (figura 2.1):

Todas las instituciones
de microfinanzas debe-

•
•
•
•
•
•

Plan de cuentas
Libro diario
Mayor general
Mayores auxiliares (cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos)
Reportes de transacciones contablesEstados financieros

rán utilizar un sistema
de contabilidad en
valores devengados
para los gastos

Un sistema de contabilidad computarizado registra los asientos de las transacciones realizadas directamente al mayor general. Reemplaza diversos registros
manuales por medio de una función de interrogación produciendo reportes de
acuerdo con las necesidades de la institución.

importantes
2.2 Lacontabilidad de caja versus la contabilidad en valores devengados
Los sistemas contables que pueden utilizarse son diversos, la contabilidad de caja
(donde los ingresos y los gastos son contabilizados al momento en que se produce
una transferencia de efectivo), la contabilidad en valores devengados (donde los
ingresos y los gastos se contabilizan en el momento en que estos se incurren) y un
sistema de...