El Telefono

Algunas sugerencias generales importantes para el uso del teléfono
 

 
-  Mientras habla por teléfono tenga una posición recta, si no la voz decae.
 
- Contestar el teléfono es como abrir una puerta: La otra persona se dará. rápidamente una impresión de usted. Sonría: la sonrisa al teléfono se siente.
 
- Hable lentamente y de forma calmada, sumodo de hablar debe ser claro y menos rápidoque un diálogo cara a cara.
 
- No haga ruidos no reconocibles. No se agarre el cuello: parecería que esta pasando un tren. No murmuren, no suspiren: el teléfono amplifica. Si tienen un celular eviten caminar.
 
- No hagan mil cosas mientras están al teléfono: Deje tranquilo el lapicero.
 
- Concéntrense: la falta de atención es captada al otro lado del teléfono.
 
- No cubra el teléfonocon la mano, es poco eficaz para evitar escuchar lo que usted esta diciendo. Ponga a su interlocutor en espera, después de haberle avisado que será atendido.
 
- Evidenciar nuestro buen humor: estén contentas de tener a su interlocutor en la línea.
 
- Cuándo la llamada concluya, no cuelgue con fuerza el teléfono: Sería como tirar la puerta al salir de la oficina.

El Teléfono...

Cuandose realiza una llamada de teléfono, se desea encontrar al otro lado del cable una voz amable, amigable y resolutiva, que ayude a conseguir el propósito de esa llamada. El teléfono es un instrumento comercial y empresarial, básico e imprescindible en la comunicación con nuestro entorno, de uso cotidiano en el quehacer diario de toda empresa.
 
Es uno de los aspectos básicos incluidos en la atenciónal cliente y es una parte importante dentro del concepto global de calidad y una de las normas que ha de estar desarrollada en el manual de estilo y protocolo de toda empresa.
A veces comunicarse verbalmente no es tarea fácil, si además añadimos que no se ve a la otra persona la tarea se complica. Atender una llamada telefónica, tanto si se hace personalmente, como si lo hace otra personarequiere un adiestramiento previo.
En una época como la actual, dominada casi exclusivamente por la imagen, el teléfono es un aliado para transmitir imagen de empresa. La acción de descolgar el teléfono y contestar, es una carta de presentación de la entidad. Debemos valorar que “la primera impresión es la que cuenta”.
En una primera aproximación se pasa a detallar una serie de puntos que debenvalorar, para mejorar y conseguir una actitud positiva ante el teléfono.
Se destacan los siguientes:
Contestar cortésmente al primer o segundo timbre.
Dejar la tarea que se está llevando a cabo y concentrarse en la llamada que se va a atender. Ha de procurarse mantener una “escucha activa” transmitir que se está escuchando. La falta de atención se nota y resulta molesta.
Es importante mantener unapostura física erguida ya que la voz se distorsiona y decae. Si estamos inclinados sobre la mesa o con la mejilla apoyada en la mano, es una actitud que se trasmite.
La acción de descolgar el teléfono es abrir una puerta, inmediatamente esta persona imagina con quién habla, por eso se debe estar relajado. La respiración sosegada da impacto a las palabras y suaviza la tensión que existe.
Sonreirpor teléfono es una de las mejores maneras de comunicar simpatía interés y amabilidad. Además, el tono de voz se hace más natural y cordial. La sonrisa se percibe instantáneamente y resulta agradable para el interlocutor.
Al hablar, se tiene que procurar que el tono de voz sea natural, más bien bajo (el teléfono acentúa el volumen), vocalizar, articular correctamente y hablar despacio.
No hacerruidos identificables como masticar, suspirar, rascarse... Si se cae un papel, bolígrafo, etc., es mejor dejarlo y recogerlo más tarde, porque en el intento se corre el riesgo de tirar el aparato y posteriormente hablar que dar explicaciones, pedir disculpas...
Es fundamental no tapar con la mano el auricular. Las palabras que tratan de ocultarse se oyen al otro lado y el efecto es desastroso,...