El uso eficaz del tiempo

CURSO DE HABILIDADES DIRECTIVAS: EL USO EFICAZ DEL TIEMPO

1. Valoración del uso eficaz del tiempo

El tiempo puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos ORGANIZAR, esta es la palabra clave: ORGANIZACIÓN. Para sacar máximo partido a nuestro tiempo, no hay nada mejor que una buena organización. Una mala organización nos hará perder tiempo y eso va ligado a perder dinero.
Junto ala organización del tiempo, debemos destacar la COORDINACIÓN del personal de nuestra empresa, una buena comunicación entre los empleados y departamentos favorecerá a la hora de ganar tiempo.
Para usar adecuadamente el tiempo hay que adquirir una habilidad y eso se consigue con una ACTITUD de interés hacia la adquisición de ese conocimiento, un APRENDIZAJE y PRÁCTICA repetitiva de lo aprendido.Antes de comenzar a intentar sacar máximo partido a nuestro tiempo, debemos de ver tres aspectos importantes: los hábitos, la propia organización y la prioridad.
Hábito: Son patrones de conducta compuestos de CONOCIMIENTO (saber), ACTITUD (querer) Y HABILIDADES (poder). Podíamos citar como hábito el perfeccionismo. Hay personas que no se conforman con hacer bien un trabajo, tienen que llegar ala perfección, es decir, hacer la cosas mejor de lo necesario, por ejemplo, entretenerse en perfeccionar un documento en el ordenador, cuando sería más eficaz, darlo por concluido y seguir con otra tarea. Hay una solución para aquellas personas que sean perfeccionista, marcarse un número de correcciones, por ejemplo, tres: corregimos el documento tres veces y lo damos por concluido sin perder mástiempo, así habrá puesto un límite a su perfeccionismo.
Cada uno de nosotros deberíamos reflexionar acerca de nuestros hábitos e intentar hacer que desaparezcan en la medida de lo posible, pues éstos son nuestros ladrones de tiempo.

La propia organización: No sólo debemos corregir los malos hábitos, también tenemos que ser muy organizados. En primer lugar planifique sus tareas, cree unaagenda y anote todo en ella, si utiliza más de una corre el peligro de apuntar varias veces lo mismo y convocar una reunión el mismo día que tiene cita con el médico.
La mesa de trabajo siempre bien ordenada, cada papel que tenga por medio sólo perturba su trabajo, trabajar de manera desorganizada sólo supone una pérdida de tiempo, es preferible gastar 20 minutos de su valioso tiempo en organizar sustareas que perder toda una mañana en poner en orden su caos.

Priorizar: Esto hay que tenerlo en cuenta cuando se tiene mucho trabajo y no puede realizarlo todo, usted debe saber darles prioridad a unos antes que a otros. Las tareas se pueden clasificar:
1. Más urgente y más importante.
2. Menos urgente y más importante.
3. Más urgente y menos importante.
4. Menos urgente y menos importante.Clasificamos las tareas en urgentes e importantes, una tarea más urgente y más importante tiene preferencia a una tarea más urgente pero menos importante, no quiere decir que esta última no sea importante, pero sí menos que la primera. Si no puede con todo su trabajo, debe dejar algo sin hacer o delegar en otra persona. Si atiende siempre a las urgencias, esto genera más urgencias, por lo quedebe atender antes a aquellas tareas que las disminuyan, como las relaciones personales, planificar el futuro o cuidar la capacidad de producción, en vez de dedicarse solamente a la producción.

2. Causas de la escasez de tiempo.

Hay que tener en cuenta que en tiempos pasados se podían realizar todas las tareas, había tiempo hasta para dedicarlo al ocio y a culturizarse.
Incluso antes decomenzar a negociar se preguntaba por la familia, la salud, etc., esto facilitaba la negociación.
Hoy en día se ha perdido todo ello debido a la escasez de tiempo.

¿Cuáles son las causas de esta escasez de tiempo?
Hay una gran cantidad de ofertas de consumo y no podemos atender a todas.
Una falta de especialización en el trabajo hace más compleja la realización de las tareas y, debido a esto,...