El valor al cliente

CREACIÓN DE FORMULARIOS FÁCILES DE CONTESTAR
Para reducir los errores, acelerar el llenado y facilitar la entrada de datos, es esencial que los
formularios sean fáciles de contestar. El costo de los formularios es mínimo en comparación
con el costo del tiempo que los empleados dedican a contestarlos y a ingresar los datos correspondientes
en el sistema de información. Con frecuencia esposible eliminar el proceso
de transcribir al sistema los datos que se capturan en un formulario recurriendo al envío por
medios electrónicos. Con este método a menudo es necesario que los usuarios introduzcan
datos por sí mismos, a través de sitios Web configurados para realizar transacciones con propósitos
informativos o de comercio electrónico.
Flujo del formulario El diseño de un formulario conel flujo apropiado puede minimizar el
tiempo y el esfuerzo que dedican los empleados para contestarlo. Los formularios deben
fluir de izquierda a derecha y de arriba abajo. El flujo carente de lógica requiere tiempo adicional
y es frustrante. Un formulario que requiere ir directamente al fondo y regresar al
principio para contestarlo refleja un flujo pobre.
Siete secciones de un formularioUn segundo método que facilita a los usuarios contestar
correctamente los formularios es el agolpamiento lógico de la información. Las siete secciones
principales de un formulario son las siguientes:
1. Encabezado.
2. Identificación y acceso.
3. Instrucciones.
4. Cuerpo.
5. Firma y verificación.
6. Totales.
7. Comentarios.
Estas secciones deben aparecer agrupadas en una página como semuestra en la figura 12.1.
Observe que las siete secciones cubren la información básica requerida en la mayoría de los
formularios. La cuarta parte superior del formulario se dedica a tres secciones: el título, la
sección de identificación y acceso, y la sección de las instrucciones.
La sección del título normalmente incluye el nombre y dirección del negocio que origina
el formulario. La secciónde identificación y acceso incluye códigos que pueden usarse
para archivar el informe y acceder a él posteriormente. (En el capítulo 13 explicamos en
detalle cómo acceder a información especialmente codificada en una base de datos.) Esta
información es muy importante cuando se requiere que una organización guarde el documento
un número determinado de años. La sección de las instrucciones dicecómo debe
contestarse el formulario y a dónde debe enviarse cuando se complete.
La parte media del formulario constituye su cuerpo. Esta parte del formulario requiere
el mayor detalle y desarrollo por parte de la persona que lo contesta. El cuerpo es la parte
del formulario que con mayor probabilidad contendrá datos variables.
La cuarta parte inferior del formulario está compuesta por tressecciones: firma y verificación,
totales y comentarios. Al requerir totales finales y un resumen de comentarios se
da a la persona que contesta el formulario una manera lógica de terminarlo.
Títulos La creación de títulos claros es otra técnica que puede facilitar la tarea de contestar
un formulario. Los títulos le indican a la persona que contesta el formulario qué poner
en una línea, espacioo cuadro en blanco. En la figura 12.2 se muestran varias opciones para
crear títulos: dos tipos de títulos con líneas, dos tipos de títulos con casillas, y ejemplos de títulos
en recuadros y títulos en tabla.
La ventaja de poner el título abajo de la línea es que hay más espacio en la propia línea
para los datos. La desventaja es que a veces no es claro qué línea está asociada con el título:la línea arriba o abajo del título.
Los títulos con líneas pueden
Entre los ejemplos de formularios especializados
están los formularios de múltiples partes que se usan para crear triplicados instantáneos de
los datos,
CÓMO MANTENER LA SENCILLEZ DE LA PANTALLA
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