Elaboración de un congreso

UNIVERSIDAD DE OCCIDENTE
Unidad Culiacán

Alumnas:

* Karina Guadalupe López Angulo 0840295
* Marcela Marian Domínguez Gaxiola 0840306

Materia: Diseño y ambientación de eventos especiales

Maestra: Diana Valdez Solís

Tarea: Organización de congresos estudiantil

Aula: G-104
Culiacán, Sinaloa Noviembre de 2011
Introducción

La finalidad de un congreso es reunirgrupos de personas para comunicar, educar o debatir acerca de unos temas determinados. Conseguir una perfecta organización y ambientación son las claves para que el congreso alcance sus objetivos, satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa organizadora.
La Organización y la ambientación de un evento consisten en el diseño y el proceso que se tiene que llevar a cabo antes,durante y después del evento.
Al momento de organizar un evento como un congreso tenemos que tener en cuenta unos puntos principales, ya que si no se cumplen no podrá ser posible la realización del mismo porque son la base para organizar y ambientar el evento.
De este modo para poder realizarla ambientación de el congreso o cualquier tipo de evento los puntos importantes serían, saber la fechaexacta que será el evento, para cuantas personas estará organizado el congreso, de este modo buscar el lugar donde se puede llevar acabo, que esté de acuerdo a la cantidad de personas, elegir el tema del que se va a tratar el congreso, también tenemos que saber qué es lo que se tiene que dar a conocer por medio de los expositores, es importante saber qué tipo de personas asistirán al evento para quese pueda adecuar la decoración y saber qué tipo de mobiliario se pude usar, la iluminación del lugar es importante ya que debe de estar adecuada acorde al evento, tenemos que tomar en cuenta los colores que se van a usar para la decoración, que sean los mimos que el tema a exponer, para poder ofrecer una ambientación agradable tenemos que tomar en cuenta la música y revisar que no esté muy fuertepara que no moleste a los invitados, estos son los puntos principales que se tienen que tomar en cuenta para que la realización de un evento sea exitosa, así como los puntos que continúan más adelante.

Objetivos
* Lograr que el evento cumplas las expectativas requeridas por el cliente
* Satisfacer a los asistentes
* Proyectar una buena imagen de la empresa organizadora* Dar más de lo esperado por el cliente

Organización del Evento
1. Determinar el propósito: Establecer con claridad el objetivo y la temática del evento
2. Número de asistentes: Además del tamaño del grupo, tener en cuenta las características como edades, idiomas de los participantes, esto pasa saber que es lo que se les puede ofrecer de acuerdo a la edad y si hablan otro idioma se puedenofrecer traductores.
3. Confirmar con tiempo la asistencia: Esto, nos garantizará la asistencia de los invitados.
4. Elegir la sede: Tener en cuenta si hay algún objetivo especial que influencie en la selección del destino. Además, escoger un destino que sea conveniente para los invitados teniendo en cuenta el tiempo de viaje y los costos para llegar al sitio del evento.
5. Planificar contiempo: Si logra  planear con un amplio margen de tiempo, podremos conseguir mayor disponibilidad de lugares de encuentro, boletos aéreos, hoteles, entre otros.
6. Medios de Transporte: Establecer la manera cómo van a llegar los participantes del encuentro al lugar donde se van a desarrollar las jornadas de trabajo.
7. Enumerar los gastos: Cuando se planea una reunión, no tenemos que olvidarhacer un listado completo de los gastos totales que tendrá, entre ellos están: personas de logística que va a ser necesario contratar, gastos de mercadeo y publicidad, transporte aéreo y terrestre, acomodación hotelera, alimentación, impuestos, alquiler de equipos, entre muchos otros gastos
8. Convenios: Adquirir convenios preferenciales con compañías hoteleras y aéreas.
9. Asegurarse de los...