Elaboración de un presupuesto

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tutrabajo.
Un presupuesto no es:
Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.
Un simpleregistro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto (ver también el apartado sobre _Diferentes técnicas presupuestarias_) y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes. Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: elpresupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.
Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no subestimes elcoste real de las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco más» para poder acabar el trabajo.
Éstas son dos de las preguntas clave que deberías ser capaz de contestar sobre la elaboración de un presupuesto:
¿Por qué es necesario un presupuesto?
¿Quiéndebería participar en la elaboración del presupuesto?
IMPORTANCIA DE PRESUPUESTO
El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un barco sin timón.
El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación deactividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.
Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas esrazonable y está bien planificado.
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
Comprender los valores, estrategia y planes de la organización oproyecto;
Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente
Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Para asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto sólo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuación, es comentado y discutido por todo el equipo. Cuando el...