Elaboracion de documentos

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir para la documentación de los procedimientos, los registros. Los instructivos, guías formatos o documentos de referencia. 2. ALCANCE Aplica para la elaboración de documentos. 3. DEFINICIONES 3.1 Formato:. Medio físico o magnético, audiovisual para registrar información. 3.2 Documento: Información registrada en un formato. 3.3 TIPOS DE DOCUMENTOS:3.3.1 Documentos de referencia: Aquel que describe una serie de políticas, normas, leyes y/o especificaciones. 3.3.2 Registro: Información plasmada en un formato que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Este tipo de documento no se puede alterar. 3.3.3 Instructivo: Descripción detallada de cómo registrar y realizar una tarea. 3.3.4Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad. 3.3.5 Guía: Documento que establece recomendaciones o sugerencias. 3.3.6Caracterizaciones: Es la descripción gráfica de los procesos, se deben elaborar según la gráfica 3. 4. RESPONSABLE La aplicación de este instructivo es responsabilidad del Coordinador de Calidad.

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GUIA PARA LA DOCUMENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

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5. CONDICIONES GENERALES Todo documento debe tener el logotipo y el nombre de la empresa en la parte superior izquierda. 6. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO Para la realización del formato se tendrán en cuenta las CONDICIONES GENERALES (Ver numeral 5) pero en la creación de Documentos de Referencia (Procedimientos, Instructivos y Guías y Caracterizaciones se debe incluirun encabezado como se describe en el numeral 7. 7. ENCABEZADO DEL DOCUMENTO 7.1 Logotipo 7.2 Tipo de documento 7.3 Nombre del documento 7.4 Código del documento PR- RPB- 001 – V1 7.5. Fecha de versión Día/Mes/Año (00/00/0000). 7.6. Paginación Página 1 de n
(Gráfica 1)

7.1.Logotipo: Se ubica en el extremo izquierdo del encabezado (Ver grafica 1) 7.2. Tipo de documento: Se escribe el tipo dedocumento en la casilla correspondiente (Ver grafica 1) 7.3. Nombre del documento: Es el título del documento, se escribe en la casilla correspondiente (Ver grafica 1) 7.4. Código del documento: Se basa de acuerdo al tipo del documento (ver tabla 1), se ubica en el extremo derecho del encabezado, seguido por un guión, las abreviaturas correspondientes al documento, que se aclaran en lasdefiniciones, seguido de un guión, un consecutivo de tres dígitos, un guión y una V que significa versión y el número de revisiones. (Ver gráfica 1) Tabla de Códigos TIPO DE DOCUMENTO SIGLA CONSECUTIVO PR 000 Procedimiento RF 000 Formato DC 000 Documento RG 000 Registro IN 000 Instructivo GA 000 Guía Manual MN 000

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(Tabla 1)

GUIA PARA LADOCUMENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Caracterizaciones 7.5.

CZ

Fecha de Versión: Corresponde a la fecha en la que es aprobado el documento. La estructura de la fecha es; Día/Mes/Año (00/00/0000). (Ver gráfica 1) Paginación: Indica el numero de la página de la hoja actual y cuantas son en total. (Ver gráfica 1) Encabezado a partir de la segunda página. El encabezado de la segunda página seguirálos lineamientos del encabezado de la primera página. (Ver gráfica 1).

7.6.

7.7.

8. PIE DE PÁGINA En la última página se debe escribir: 8.1 Elaborado por: Nombre(s) de la(s) persona(s) que crearon el documento. (Ver gráfica2) 8.2 Revisado por: : Nombre(s) de la(s) persona(s) que revisaron documento. (Ver gráfica2) 8.3 Aprobado por: Nombre(s) de la(s) persona(s) que revisaron documento.(Ver gráfica2) el

el

8.1. Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

(Ver gráfica2) 9. CUERPO DEL DOCUMENTO 9.1. Objetivo: Define el propósito de la elaboración del documento. 9.2. Alcance: Presenta los límites de aplicabilidad y excepción del documento. 9.3 Definiciones: Se relacionan las definiciones, siglas o abreviaturas contenidas en el documento. Si el documento no requiere...