ELABORACION DE DOCUMENTSO DE GESTION

INFORME CORTO SOBRE LA GESTION DE DOCUMENTOS






ELABORACION DE DOCUMENTSO DE GESTION







 
INFORME CORTO SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS


Ibagué, 24 de febrero de 2014



ELABORADO POR: Luisa Nelly Medina Carolina Mogollón Camila Arias Mayra Arias



1. OBJETIVO
1.1. Saber el paso a paso de la realización de los diferentes tiposdocumentales teniendo en cuenta la NTC 3393, VIGENTEDE 29 DE JUNIO DE 2006


2 RESUMEN:
Después de conocer los diferentes tipos de gestión de documentos se puede tener una clara idea de cómo realizar una nota interna, memorando, circulas, acta, cartas teniendo en cuenta lo siguiente


2.1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO

• Memorando: Es una comunicación escrita de carácterinterno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleara para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la identidad.

• Márgenes: Superior e izquierdo 3cm, inferior y derecho 2.5 cm.

• Paginación: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del bordesuperior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a tres interlineas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) pagina(s) subsiguiente(s).

2.1.1 PARTES DEL MEMORANDO
• Encabezado: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

• Memorando: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.

• Código:Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guion (-), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.

• Ciudad y fecha: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.

• Datos del destinatario: Después de dos tabulaciones, se deben escribir en mayúsculas sostenidas elnombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.

• De: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.

• Asunto: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

• Texto: Se escribe auna línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas personales y tratando solo una asunto por memorando.

• Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración).

• Datos del remitente:Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de trabajo, Unidad, Presidente o secretario de comité) según lo autorizado en manuales de métodos y procedimientos de la respectiva dependencia.

• Anexos: (Opcional) consignar la cantidadde hojas o el tipo de anexo.

• Datos del transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.






2.2. INTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE LAS CIRCULARES

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer las actividades internas de la institución. Así como lasnormas generales, cambio, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta con membrete y logotipo. Las cuales serán firmadas por el secretario o gerente, y las externas llevan el papel con membrete y logotipo y serán firmadas por el director general AGN.

MARGENES: Superior 5cm, izquierda 4 cm, inferior y derecho 3 cm
PAGINACION: se escribe el...