Elaboracion De Manuales

INTRODUCCIÓN
Es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual.
Conceptos
El concepto de un manual es variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc.,
Losmanuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo.
El por qué de la necesidad de utilizar los manuales
• Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme alas mismas reglas.
• Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclararpolíticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
Ventajas y desventajas de su uso
Ventajas
• Logra y mantiene un sólido plan de organización.
• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
• Facilita el estudio de los problemas de la organización.
• Sistematiza la iniciación,aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado deautoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
• Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Desventajas
• Muchas compañías consideran que son demasiadopequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Tipos de Manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos,pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance
• Generales o de aplicación universal.
• Departamentales o de aplicación especifica.
• De puestos o aplicación individual.
Por su contenido
• De historia de la empresa o institución.
• De organización.
• De políticas.
• De procedimientos.
• de contenido múltiple (manual de Técnicas)
Por su función especifica o áreade actividad.
• De personal.
• De ventas.
• De producción o ingeniería.
• De finanzas.
• Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas.
• Otras funciones.
Como se prepara un manual
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se deberá hacer las siguientes preguntas:
• ¿Cuál es el objetivo de laorganización al crear este manual?
Su propósito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y procedimientos de personal.
• ¿Qué beneficios proporcionara el manual a los usuarios?
Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las preguntas del personal.
• ¿Qué espero yo...