ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Elaboración del presupuesto
Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de lacampaña o a los requisitos específicos de los donantes.
Qué debe contener un presupuesto
1. Gastos previstos
Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal).
Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por ejemplodispositivos electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña.
Costos operacionales: Son loscostos relacionados directamente con la ejecución de la campaña que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos.
Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (porejemplo alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelería, teléfonos).
Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un informe de investigación.
Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un seguimientoadecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).
2. Ingresos proyectados
Subvenciones de donantes institucionales (por donante)
Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales,redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales
Donaciones de particulares
Suscripciones o cuotas de los miembros
Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e ingresos de otras actividades
Otros ingresos
Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un donante sufraga los gastos relativos a la participación en unaconferencia internacional), debería hacerse la distinción entre las donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y los ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña (como gastos generales de administración o personal).
3. Ingresos y gastos reales
Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que losprevistos o los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña. Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la movilización y asignación derecursos a medida que la campaña progresa.
Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores (tanto internos como externos) podrían obligar a ajustar el presupuesto, en particular si...