Elaboraicon De Catalogos

LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL CATÁLOGO.
Dentro de los archivos históricos, los catálogos son los instrumentos que describen las piezas
Documentales de una serie, en donde se analiza, una temática específica o un período determinado. Así, el catálogo es el instrumento que especifica y resume la información de un asunto o personaje en
Particular.
Las funciones de los catálogos en los archivoshistóricos son varias, entre ellas:
* Enlistan un conjunto de asuntos similares.
* Representan el análisis de la documentación.
* Describen características esenciales de los asuntos de los expedientes, como son: fondo, sección,
Serie, personajes, asunto, fechas, etc.
* Ubica y orienta al investigador hacía un tema o período concreto.
Los catálogos presentan la información de forma máscompleta, aunque con ello no queremos decir que pueden sustituir la información del documento en sí, únicamente presenta la síntesis de los documentos de un período o tema.
Alberto Tamayo, nos dice:
"Los catálogos describen la pieza documental individualizada, bien sea documento suelto, formado por uno o varios folios, bien sean unidad archivística, es decir expediente administrativo,expediente judicial (testimonio de autos judiciales) documentos agrupados por referirse a una misma materia, o bien sean de códices o libros manuscritos."22
Para José Ramón Cruz Mundet:
"El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas
(expedientes)..."23
Ensí, el catalogo es:
El análisis sistemático de la documentación, tomando como base la individualidad de un expediente o documento.

Como podemos observar, en las definiciones anteriores, el catálogo de descripción archivística, es un instrumento con mayor grado de elaboración, su quehacer resulta ser más detallado en comparación los instrumentos descriptivos secundarios y con el inventario.Desafortunadamente los archivos históricos, no pueden sustentar todo su acervo en catálogos, sólo se realizan por períodos determinados, algún personaje en particular o un período de tiempo, por ejemplo, una etapa de la Revolución Mexicana o algún personaje de esta etapa, Emiliano Zapata,
Porfirio Díaz, etc.
Lo anterior se debe a lo extenso que resulta un acontecimiento, el cuál estárelacionado con otros hechos y se conecta con el pre o post del período a investigar, además de que en muchos casos se derivan las llamadas colecciones facticias, (ver guía Archivo Histórico).
CLASES DE CATÁLOGOS
Generalmente, cuando no se cuenta con un soporte electrónico, que ubique al usuario en un punto clave de búsqueda, la documentación-información histórica debe de ser recuperada a través de unaclasificación. La clasificación está vinculada, de acuerdo a como se realizó el catálogo, es decir, de forma numérica o alfabética.
Para la numérica, están los catálogos cronológicos y por su código de acceso24 (forma indirecta). Alfabético es por tema, nombre de lugar o población (geográfico), nombre del personaje (onomástico), etc. En este caso su recuperación dependerá de las líneas a lasque el investigador este dispuesto a seguir. Para complementar este tema te sugerimos que revises las reglas de catalogación usadas en México y si es posible consultes las de otros países.
2. POR SU ESTRUCTURA
Anteriormente, se utilizaba el término Catálogo, para referirse a cédulas o fichas, actualmente, este término es más completo y no se refiere a la estructura física, sino al nivel dedescripción. Los catálogos, de acuerdo a su estructura, los encontramos en tres formas:
a) En forma de cédulas o fichas.
Parecidas a las que se utilizan en las bibliotecas. Las fichas catalográficas, son registros que se encuentran en tarjetas o cédulas y se guardan para su consulta en ficheros. De esta manera, se puede recuperar la información consultando cada una de ellas de acuerdo con la...