elavoracion de documentos

INSTRUCTIVO PARA MANEJO, ORGANIZACIÓN Y ELABORACION DE
DOCUMENTOS








ALUMNA: ANA MARIA OSSA PARRA

PROFESOR: JACKSON NABARRO

GRUPO: 10°3

AÑO: 2012-08-22
























INSTITUCION EDUCATIVA HORACIO MUÑOZ SUESCUN

INSTRUCTIVO PARA MANEJO, ORGANIZACIÓN Y ELABORACION DE
DOCUMENTOS











ALUMNA: SARA TAMAYO RIOSPROFESOR: JACKSON NABARRO

GRUPO: 10°1

AÑO: 2012-08-22
























INSTITUCION EDUCATIVA HORACIO MUÑOZ SUESCUN
INSTRUTIVO PARA MANEJO, ORGANISACION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS ORGANISACIONALES

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 4
1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)4
1.1.1 NOTA INTERNA 4
1.1.2. MEMORANDO 7
1.1.3. CIRCULAR 10
1.1.4 ACTA 14
1.1.5. CARTAS 20
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD 23
1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 23
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS 23
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 23
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN 23
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES 24
1.3.5.DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL 24
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE 25
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN 25
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 27
2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN 27
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) 27
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS 27
2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS 27
2.5PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 27
2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 27
2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS 28
2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS 30
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO 30
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 31
3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓNDE LAS TRD 32
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD 32
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 33
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 33
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 35
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO 36
3.2.5. SEGUIMIENTOY ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 37
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD 37
ANEXO 4. FOLIACIÓN 38
ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN 42
5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS 42
5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 42
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS 43
ANEXO 6. INVENTARIO 44


PRODUCCIÓN DOCUMENTAL



1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LAENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)

1.1.1 NOTA INTERNA


NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: ______________________________________________________________-

PARA: ________________________________________________________________

DE:________________________________________________________________


URGENTE ___
PARA SU INFORMACIÓN ___
FAVOR DAR CONCEPTO ___
INFORMAR POR ESCRITO ___
ENCARGARSE DEL ASUNTO X
OTRO: ___________________________


ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA XFAVOR TRAMITAR ___
ARCHIVAR ___
ENTERARSE Y DEVOLVER ___
DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___

OBSERVACIONES: PROBLEMA POR DESACUERDO DE LAS NORMAS

DEL CONJUNTO Y MAL MANEJO DE LA ADMINISTRACION

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