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La redacción comercial eficaz se fundamenta en principios básicos. Si los domina, sabrá cómo manejar las muy diversas tareas de redacción que enfrentará.
Aclare su propósito al escribir
Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es: "¿Por qué estoy escribiendo este documento?" La redacción comercial está destinada a servir a varios propósitos, como:
•Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de nuestros actuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".
• Comunicar información: "La administración desea que todos los empleados sepan que las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".
• Influir en el lector: "El equipo de ingeniería puede cumplir con estos plazos".• Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor que nos informó ocurrió un día después del vencimiento de la garantía".
• Solicitar una acción: "El equipo de diseño debe finalizar y entregar las especificaciones del producto a más tardar el 1 de mayo."
Mantenga su propósito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse de las tareas rutinarias depreparar un documento, pierden de vista su propósito. Para mantenerse en el camino, anote el propósito al principio de su borrador como recordatorio y vuelva a consultarlo mientras avanza. Cuando termine el borrador, revíselo para asegurarse de que cumple con su propósito inicial.
Adopte un enfoque "centrado en el lector"
Al igual que una empresa no se conectará con sus clientes si no considera susnecesidades o aptitudes, usted no se conectará con sus lectores si no comprende sus deseos y cómo prefieren recibir información.
Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la claridad e impulsa la acción. Cuando los lectores comprenden qué intenta comunicarles y cuáles deberían ser sus pasos siguientes, les resulta más fácil su trabajo.
¿Por qué esimportante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta historia real de una empresa que no analizó a su audiencia al escribir lo que parecía un simple tarjeta que anunciaba un cambio de dirección. Al no situarse en el lugar de sus lectores, la empresa olvidó incluir la información más importante: la fecha del traslado. Los clientes sabían dónde ponerse en contacto con la empresa, perono cuándo deberían usar la nueva dirección.
Establezca claramente su mensaje clave
Una vez que identifique el propósito de su documento y haya considerado a su audiencia, su próxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los lectores. Este mensaje debería ser claro y conciso; por lo general sólo una o dos oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir con el plazo de entrega a nuestrocliente, debemos finalizar el diseño del producto a más tardar el 1 de mayo".
En muchos casos, su mensaje clave se establecerá al principio del documento o cerca de éste, y se usará el resto del documento para desarrollar los detalles y responder la pregunta "¿Por qué?" o "¿Cuáles son las repercusiones de lo que estoy proponiendo?"
Concéntrese en un tema por documento para optimizar la claridadde su documento. Si descubre que tiene dos mensajes clave que no están relacionados, escriba dos documentos diferentes.
Escriba un mensaje corto y simple
Los lectores ocupados agradecen los documentos concisos. De hecho, mientras más breve será mejor si el documento sigue comunicando la información requerida. Al mantener su documento breve se asegurará de que su mensaje clave se destaca. Elahorro de palabras también ahorra a sus lectores tiempo valioso.
Considere el siguiente ejemplo:
"A sugerencia de su jefe, y con la ayuda del abogado de la empresa, Viviana escribió una carta de disculpa a los cinco clientes contrariados que amenazaron con interponer una demanda".
Como escritor, su desafío es saber cuándo una oración ha alcanzado su capacidad de comunicación óptima. En las...