Embalaje de documentos

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PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVOS DE LA
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
Gestión Documental, Archivo y Correspondencia

Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401
PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

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INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ 3
1.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 3

2.

ALCANCE............................................................................................................................ 3

3.REQUISITOS....................................................................................................................... 3

4.

ETAPAS ............................................................................................................................... 4
4.1

Selección locativa para la nueva sede de archivos........................................... 4

4.2

Alistamiento.............................................................................................................. 5

4.3

Embalaje..................................................................................................................... 6

4.4

Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente. ........... 9

4.5

Traslado................................................................................................................... 10

4.6

Descargue y realmacenamiento .......................................................................... 12

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 15ANEXOS.................................................................................................................................... 16
GLOSARIO................................................................................................................................ 16

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INTRODUCCIÓN
El presente protocolo de traslado de archivos se basa en la sistematización de la
experiencia deltraslado del archivo Central a su nueva sede, así como en
bibliografía especializada en el tema, referenciada en la bibliografía.
1. OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un
depósito o sede a otro.
2. ALCANCE
Va dirigido a las personas que custodian los archivos de la Secretaría. Busca
garantizar la conservación de los documentos durante lastrasferencias y trasteos
de archivos.
3. REQUISITOS
 Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador y
archivista, responsables.
 El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.
 Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta la “Guía de Manipulación
de documentos” y “Protocolo de Limpieza de documentos”
 La adquisición de bienes yservicios requeridos para el traslado tales como
locales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de
archivo, insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestión
Contractual, o bien solicitarlo al área correspondiente.
 La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el
“Protocolo de adecuación de depósitos y mobiliario de almacenamiento
para archivos”. El saneamiento se debe hacer según “Protocolo de Saneamiento,
desinsectación y desratización”:
 Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirir
el espacio solicitado mediante la figura legal determinada por la
administración,: arrendamiento, préstamo, comodato

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