Embarques

Recepción y envíos constituyen departamentos por separado, pero tienen requerimientos similares de personal, equipo y espacio. Ambos departamentos, podrían situarse uno junto al otro o en cada extremo de la planta; esta ubicación tiene un gran efecto en el flujo de material. El departamento de recepción es el inicio del flujo del material, mientras que el de envíos es el final.
Un puntocentralizado para la recepción y los envíos tendría las ventajas siguientes:
1. Equipo común.
2. Personal en común.
3. Mejor utilización del espacio.
4. Costos reducidos de las instalaciones (menos costos externos de construcción).
Las desventajas del envío y la recepción centralizados son la congestión del espacio y el flujo de materiales.
El flujo de los materiales es más eficiente si pasaraen forma recta a través de la planta, recibir de un lado de ella y enviar del otro.
También existe la posibilidad de recibir en más de un lugar. Elegir un lugar para hacer los envíos y las recepciones es una decisión difícil que se basa en el equilibrio de las ventajas y desventajas de hacer los envíos y las recepciones cerca los unos de los otros o en lados opuestos de la planta.
Funcionesdel departamento de recepción
Entre las funciones de un departamento de recepción se encuentran las siguientes:
1. Auxiliar en el acomodo de un camión en la puerta de recepción de la plataforma.
2. Ayudar a descargar el material.
3. Registrar la recepción del número de contenedores.
4. Abrir, separar, revisar y contar el número recibido.
5. Preparar reporte de piezas excedentes,faltantes o dañadas, según sea necesario.
6. Preparar un reporte de recepción.
7. Enviar los artículos a los almacenes de materias primas o directas a producción (si fuera necesario).

Cuando el material se descarga, se verifica en un registro; con frecuencia éste se denomina registro de bates. Comienza con la fecha del calendario juliano (un número de tres dígitos que indica el día del año), lostres dígitos siguientes son el orden en el que llegó el camión ese día. Por ejemplo, el 3 de julio es el día 185 del año y este es el camión 21 que llegó hoy.
El registro de bates mostraría lo siguiente:
Número de bates Compañía transportista Número de contenedores
185021 Arkansas Best Freight 15
185022 Allied 4
El reporte de recepción es el anuncio para el resto de la empresa que se harecibido un producto. Los proveedores reciben orden de compra para los sub-productos, a su vez, crean una orden, la llenan y adjuntan una copia del envío de la misma a la caja; esto se denomina lista de empaque. Casi al mismo tiempo que el producto se embarca, se envía una factura (cuenta) por correo.
Algunas compañías usan la lista de empaque del cliente para elaborar el reporte de recepción;pero es mejor tener el propio reporte uniforme para verificar las cosas. Es importante que el departamento de recepción envíe a contabilidad un registro de lo que se recibió después de verificar la calidad y la cantidad. El departamento de contabilidad (cuentas por pagar) recaba copias de la orden de compra, el reporte de recepción y la factura. Las cuentas no se pagan hasta recibir los tresdocumentos, la compañía paga sólo lo que recepción reporta como recibido.
Instalaciones requeridas por el departamento de recepción

Puertas para plataformas, rampas, pasillos, estacionamientos exteriores, espacio para maniobrar, corredores para oficinas, son algunos ejemplos de las instalaciones que se necesitan en los departamentos de recepción. Su número y tamaño dependen del producto o productos,el tamaño de estos y las cantidades que se reciben.

Los pasillos que van de los camiones a la planta deben tener el tamaño adecuado para que opere el manejo de materiales, el material en movimiento y la frecuencia de los viajes. Por lo general, los pasillos hacia los vehículos miden 8 pies de ancho, porque esto es lo que mide un camión; pero a veces éste se descarga por un costado y por...