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Embalaje para Documentos Impresos

Cuando se realizan los trasteos de oficinas es importante transportar de forma adecuada toda la documentación y el archivo para el nuevo lugar, evitandoasí perdida de información o de papeles indispensables para el funcionamiento de la empresa.

El embalaje de los documentos debe hacerse en cajas y apilándolos, sin embargo es necesario separarlospor tema, departamento o prioridad, porque de esta manera se organizará más fácil y rápido en la nueva oficina; no obstante cerciórese que queden bien asegurados (no deje espacios), así el movimientodel vehículo transportador no los desorganizará.

En otras ocasiones los papeles ya están guardados en carpetas, folders o archivadores AZ, el problema para el transporte de mercancías es que ocupanmás espacio que los papeles sueltos, pero la ventaja es que protegen mejor sus expedientes, registros, recibos o escritos.

Sí son archivadores AZ al amontonarlos en las cajas, coloque el lomocontra uno de los laterales de empaque y el siguiente deposítelo de forma inversa, es decir, si el lomo está a la izquierda el segundo debe ir a la derecha, con ello se mantendrá nivelada la pila decarpetas durante las mudanzas; recuerde que no deben quedar espacios en el embalaje porque estos permiten el movimiento y sus papeles pueden dañarse o revolverse-------------------------------------------------
miércoles, 30 de abril de 2008
NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS
Embalaje.
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje oempaque así:

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja detransferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

- Los tomos deben disponerse verticalmente...