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8 CLAVES PARA HACER PRESENTACIONES MÁS ÚTILES Y ATRACTIVAS

Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la vez, más
controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a
veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…
De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguenestando ahí, y constituyen un buen apoyo
para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales,
los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.
1. Soporte: Elige la mejor alternativa.
Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar
presentaciones de Microsoft Office, es sin duda elestándar. Pero existen otras alternativas en el mercado
que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se
encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero
hay otras opciones que se almacenan en unservidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después
acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son
las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia,
invitando a las personas que queremos que las vean.
Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- parafacilitar la comunicación entre los asistentes.
Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o
Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es sie mpre el
mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.
Pruébalas y elige la aplicación con la que te sientas más cómodo.2. 3xE: energía, entusiasmo y empatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la
audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que
nos escuchan, nuestra presentación se vend rá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntasbásicas:
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¿cuál es la motivación de la audiencia?
¿cuánto saben del tema tratado?
¿cuáles son sus expectativas?
¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?

Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
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público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.

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público pasivo: tenemos que despertarsu interés mediante preguntas directas, casos de éxito,
posibles beneficios.
público negativo: no podemos “verder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las
ventajas de nuestra propuesta.

3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la
presentaciónpara que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no
implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de
procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las
reglas:
Regla 10/20/30
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10 diapositivas
20 puntos en la fuente como mínimo
30minutos de duración como máximo

Regla del 7×7
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No más de 7 líneas de texto por diapositiva
No más de 7 palabras en cada línea

Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no
puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más...