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DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.
Se denomina los documentos mercantiles como las actividades de compraventa de un producto y lo que se realiza para que ese producto se venda mas. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación serealiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe laoperación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
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Importancia
Los documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos de diario en los libros.Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad es que, para registrar cualquier operación en el Libro Diario, debe estar amparado dicho asiento por algún documento que justifique la veracidad de la operación.-------------------------------------------------
Clasificación de los Documentos Mercantiles
Los Documentos Mercantiles se clasifican en dos grupos:
1-Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes.
-Requisición.
-Solicitud de Cotización.
-Cotización.
-Orden de Compra.
-Factura de Venta.
-Nota de Despacho.
-Nota de Débito Comercial.
-Nota de Crédito Comercial.
-Comprobantes de ControlInterno.
-Tarjeta de Trabajadores.
-Nómina.
-Tarjeta de Inventario, etc.
2-Documentos Negociables o de Crédito:
-La Letra de cambio
-El Pagaré
-La Carta de Crédito.
-Certificado de Depósito.
-Bono de Prenda. -El Cheque.
-Conocimiento de Embarque.
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Explicación de algunos Documentos Mercantiles Corrientes
Requisición: Con este documento seinicia el proceso para la compra. Es una solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado artículo. En él queda claramente especificado lo que se pide, el número de unidades, etc. Este documento debe de ir firmado por un funcionario autorizado, el mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente forma:
-Original para el Departamento de Compras.
-Duplicadopara el Departamento de Contabilidad.
-Triplicado para el Departamento Solicitante.
Solicitud de Cotización: Es un documento importante para el adecuado control interno y la supervisión del Departamento de Compras, ya que constituye una evidencia de que el pedido se realizó con el proveedor que ofrecía los mejores precios y condiciones. El Departamento de Compras emite varias solicitudes decotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas todas las características del artículo y las condiciones en que lo desea la empresa.
Cotización: Es un documento que nos envía el proveedor, como consecuencia de la solicitud realizada, en el se explica todas las condiciones en que se puede vender la mercancía, precio del artículo, condiciones e pago, etc.
Orden de Compra:Es el documento que emite la empresa compradora, autorizando al proveedor a enviar la mercancía. En él quedan claramente establecidos los requisitos fundamentales de la transacción y lo convenido por ambas partes.
Este documento se elabora en original y varias copias.
-Original para el Proveedor.
-Una copia para el Departamento de Compras.
-Una copia para el Departamento de Contabilidad....