Encuesta De Oficina

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora
R/ Despacho alcalde.
2. Nombre la unidad documental
R/ Creación de documentos, organización archivo, recepción.
3. Función de la oficina quela genera o la tramita
R/ Creación y organización documental.
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
R/ Papel
Otro •
¿Cuál?
R/ Base de datos.
4.3 Ordenación
R/ Alfanumérica ydependiendo de la resolución.
4.4 Estado de conservación
R/ Buen estado (ARCHIVO DE GESTION) y regular estado (ARCHIVO CENTRAL).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación
R/Norma general de archivos 594.
6. Trámite Original
R/ Resolución.
Número de copias
R/ 1.
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
R/ No.
¿En cuál ocuáles?
R/ Esto se da debido a que las copias no se guardan, solo las copias de conocimiento.
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
R/ Resolución, actas, decretos, circulares, cartas.(DIAGRAMA DE FLUJO).
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite
R/ Secretaria general.
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
R/ Diaria
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo degestión y quién lo establece?
R/ 4 años- TRD del despacho.
12. En el archivo de gestión, la consultan
R/ Otras oficinas.
¿Cuáles?
R/ Todas las oficinas de la empresa.
12.3 Otras Entidades •¿Cuáles? R/ Cámara de comercio.
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?
R/ Como medio informativo.
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo degestión a otros archivos?
R/ Al archivo central.
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?
R/ Cada vez que sea necesario.
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?R/ Si algunas veces, si se considera necesario.
14.1 ¿Con qué frecuencia?
R/ En el momento que sea solicitado.
14.2 ¿Qué años?
R/ Regularmente 2008.
15. ¿Qué problemas generales ha...