energia y minas

CASO 1

Cambio de oficinas de la empresa DESA, S.A. de C.V.

Tomado del libro Administración Profesional de Proyectos del Ing. Yamal Chamoun

Introducción al caso.
La empresa Desarrollo de Software, Soporte y Asesoría, S.A. de C.V., dedicada a proveer desarrollos integrales de software, asesoría y soporte técnico, recientemente dio a conocer a todos sus empleados un documento con su plande acción para los próximos cinco años, resultado de la junta de planeación estratégica.

Entre las prioridades del plan de acción encontramos el proyecto de cambio de oficinas, pues debido al crecimiento que la empresa ha tenido durante los últimos dos años y al incremento de personal del 40%, se requiere aumentar le número de estaciones de trabajo y ciertas área comunes para que la operaciónsea más eficiente.

Además de las necesidades de espacio, el contrato de las oficinas que actualmente renta, termina dentro de siete meses y acaba de recibir un comunicado solicitándole la entrega del local al finalizar este plazo.

DESSA opera con cinco departamentos:
Consultoría
Ventas y soluciones
Soporte
Administración
RRHH

Actualmente cuenta con 35 empleados. En el organigramasiguiente se muestra cómo están asignadas las personas a cada departamento.


























































































Minuta de Inicio.
El Consejo Directivo (Director General, Gerente de consultoría, Gerentes de Ventas y Soluciones, Gerente de Soporte, Gerente deAdministración y Gerente de RRHH), se reunió para iniciar el proyecto de cambio de oficinas y determinar los requerimientos que se deberán considerar. a continuación se presenta el documento que resultó de esta primera junta:

Cambio de Oficinas No. de Proyecto 0109 DESSA
Junta de Consejo Directivo No. 1

Fecha
Inicio
Fin
Prox.Junta
Hora
Elaboró
28 enero
8:30 am.
11:00 am.
6 febrero
8:30 am.
Nancy Ruiz
Objetivo
Ubicación
Inicio de Proyecto
Sala principal de juntas

Asistentes
Puesto
Clave
Departamento
Enrique González
Director General
DG
Dirección
Pedro López
Gerente de Consultoría
GC
Consultoría
Julio Martínez
Gerente de Ventas y Soluciones
GVS
Ventas y Soluciones
Paty Morales
Gerente deSoporte
GS
Soporte
Laura Garza
Gerente de Administración
GA
Administración
Nancy Ruiz
Gerente de RRHH
GRH
RRHH

No.
Descripción
I






1-1
Este proyecto incluye La adaptación de un edificio de 500 m2 aprox., el cambio al edificio nuevo (mudanza), y de papelería, el desarrollo de la infraestructura de sistemas y los eventos de inauguración de las oficinas.
El edificio deberáentregarse dentro del costo y tiempo planeado. No aceptaremos que el cambio afecte la relación con los clientes y proveedores.
Al concluir los siete meses deberá estar operando toda la empresa al 100% en las nuevas oficinas. Debemos inaugurar el edificio una semana después de que empiece a funcionar. Tendremos dos eventos: uno para empleados y, una semana después, otro para clientes y proveedores.El evento interno deberá integrar al personal.
El edificio debe proyectar la nueva imagen corporativa y enfatizar que DESSA es una empresa innovadora y profesional.
No deberá disminuir la productividad del personal con este proyecto.






DG



1-2
Los espacios deberán ser funcionales y que promuevan la integración y la comunicación de todo el personal.
La mudanza deberá sereficiente, sin obstaculizar la operación. Los equipos y muebles deberán estar protegidos y asegurados para no dañarlos. En todo este movimiento no debemos afectar a nuestros clientes.
Se espera que el evento de inauguración para empleados integre al personal.



GS




1-3
El edificio tendrá la infraestructura necesaria para los equipos especializados, voz y datos, y servidor, así como...