enfermeria

MÓDULO
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Y ARCHIVO

Máster. Juan Carlos Romero Rodríguez

© Año 2013
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y la trasmisión de cualquier forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico,
por fotocopia o por registro, sin el permiso expreso del titular del copyright.
INSTRUCTOR SECAP
Máster. JuanCarlos Romero Rodríguez
Magister en Dirección de Empresas
Ingeniero en Sistemas e Informática
Diplomado en Investigación de la Educación
jotacegato@hotmail.com
Cel. 0990225188

jotacegato@gmail.com
Telf. 052745478

´INDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
3. ARCHIVO Y DOCUMENTOS
3.1. DOCUMENTO
3.2. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
- Edades
- Tipos de archivo

4.TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
4.1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL
4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE I+D

5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
5.1. SOPORTES
5.2. MATERIAL DE ARCHIVO
- Elementos auxiliares
- Contenedores
- Mobiliario

6. MOBILIARIO - SISTEMAS DE ARCHIVO
7. MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

3´INTRODUCCION

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“En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan”; “con este
desorden es imposible localizar nada”; “llevo tres días buscando un papel”... Éstas son
expresiones muy habituales en las empresas.

La organización de los archivos es una de las tareas que más nos desagrada, así que
rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Seentra, entonces, en un
círculo vicioso: se duplican los documentos; se acumulan; mayor desorden; la búsqueda
resulta dificultosa; pérdida de información... A lo que se suma la utilización inadecuada del
material de archivo y del mobiliario, lo que obliga a que las empresas necesiten más espacio, con la consecuente inversión en metros cuadrados de oficina que esta desorganización
conlleva. Esdecir, no suele existir, por norma general, una planificación racional del espacio
necesario, ni una cultura de archivo que permita su adecuada gestión.

A ello puede añadirse la aparición constante de nuevas tecnologías y soportes: microfilmes, CD Rom, disquetes, DVD, etc. Ahora bien, no parece que el papel vaya a desaparecer,
puesto que de hecho las impresoras y las fotocopiadoras, de momento,producen más papel
que nunca, lo que incrementa el desorden.

Para evitar ese desorden es preciso, primero, crear una cultura archivística, lo que significa normalizar esta tarea (es decir, crear unas pautas que conozcan todas las personas de
la organización) y diseñar un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina,
tanto presentes como futuras. La organización de losdocumentos en las oficinas va a suponer una sustancial agilización de las tareas de gestión y un importante ahorro de espacio en
las mismas.

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El objetivo principal es promover la economía y eficacia en la planificación, organización
y control. Organizar un archivo requiere la utilización de un método preestablecido, en el que
estén implicados todos los responsables de la oficina.

Cadaoficina tiene sus peculiaridades y debe ser su personal quien establezca un sistema que se adapte a sus circunstancias y necesidades. La realidad es que siempre llega un
momento en el que se ha alcanzado tal nivel de desorden que es imposible encontrar un
documento concreto. Y además, generalmente, la organización de archivos se realiza cuando ya existe un problema que hace necesaria esta tarea, conprecipitación, y sin ningún plan
establecido. En muy pocas ocasiones se plantea ante la creación de una nueva oficina o de
un nuevo servicio, como sería aconsejable.

Establecer normas
Todas las acciones que se van a efectuar en un sistema de archivo tienen que ser de utilidad para todo el personal, presente y futuro. Para conseguir este objetivo, es preciso elaborar unas normas que sirvan...