Enfoque presupuestal

Enfoque a la elaboración de presupuestos.     Hay dos enfoques básicos que los gerentes pueden adoptar para sus presupuestos. Con mucho, el más popular es el presupuesto tradicional o de incremento. Pero en años recientes, los gerentes de algunas organizaciones han intentado elaborar presupuestos más efectivos al experimentar con el presupuesto de base cero. Examinemos más a fondo estos dosenfoques.
Presupuestos incrementales.   El presupuesto incremental (o tradicional) tienen dos características específicas. En primer lugar, se asignan fondos a los  departamentos o a las unidades de la organización. Los gerentes de estas unidades a su vez asignan fondos a actividades que ellos consideran convenientes. Segundo, un presupuesto incremental se basa en el presupuesto anterior. Elpresupuesto de cada periodo empieza utilizando el ejercicio anterior. El presupuesto de cada periodo empieza utilizando el ejercicio anterior como punto de referencia. Sólo los cambios incrementales en el presupuesto se revisan. Cada una de estas características, sin embargo, plantea un problema.
     Cuando se asignan fondos a las actividades organizacionales, es difícil distinguir las actividadesdentro de las unidades, porque las unidades de la organización generalmente tienen una serie múltiple de metas y emprenden diversas actividades. Los presupuestos tienen una serie múltiple de metas y emprenden diversas actividades. Los presupuestos incrementales no toman en consideración esta diversidad de actividades. Hacen énfasis en asignar fondos para las unidades más que para las actividades dentrode las unidades. Dado que las unidades tienen metas múltiples, parece razonable concluir que (1) algunas metas son más importantes que oras y (2) los gerentes de unidad tienen diversos grados de éxito para alcanzar estas metas múltiples. Los presupuestos incrementales reúnen todo en una sola unidad. Así, como instrumentos de planificación, carecen de suficiente enfoque y especificidad.     También, el presupuesto incremental presenta problemas especiales cuando la dirección general busca identificar ineficiencias y desperdicios. De hecho, las ineficiencias tienden a multiplicarse en el presupuesto incremental porque tienden a ocultarse. En el presupuesto incremental común, nunca se recorta nada. Cada presupuesto empieza con los fondos asignados para el ejercicio anterior y los gerentes deunidad agregan un porcentaje para cubrir la inflación y las solicitudes para aquellas actividades nuevas o en expansión que quieren emprender. La gerencia general sólo observa las solicitudes de cambios incrementales. El resultado es que puede asignarse dinero para actividades mucho tiempo después de que su necesidad ha desaparecido.
Presupuesto de base cero.     Los presupuesto de base cero (PBC),desarrollados originalmente por Texas Instruments, requieren que los gerentes justifiquen detalladamente sus solicitudes de aprobación de presupuesto, para cada periodo presupuestal, partiendo de la nada sin importar las asignaciones presupuestales anteriores. Están diseñados para superar la segunda desventaja que mencionamos de los presupuestos incrementales: las actividades que tienen tendenciaa convertirse en inmortales. Una vez establecidas, las actividades organizaciones pueden tomar vida propia. Esto es especialmente válido en organizaciones públicas, en las que equipos de trabajo y comisiones pueden continuar indefinidamente aun cuando haya supuesto que eran de naturaleza temporal.
     El PBC otorga al gerente la responsabilidad de que éste justifique por qué su unidad deberecibir ese presupuesto. El proceso PBC vuelve a evaluar todas las actividades organizacionales para ver cuáles deben eliminarse, recibir fondos a un nivel reducido, recibir fondos al nivel actual o recibir fondos con un incremento. Como lo muestra la figura 6.3_a.
 

figura 6.3_a. El proceso del presupuesto de base cero

 
1. Cada actividad departamental se integra en un paquete de...