Ensayo Actividad 4 ARCHIVOS

COMUNICACIONES OFICIALES COMO ELEMENTO ESENCIAL PARA LA
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas comunicaciones internas y externas que son producidas o recibidas,
a través de medios magnéticos o físicos, que se generan en pro del desarrollo de las
actividades administrativas de determinada organización. Las comunicaciones oficiales
se clasifican en internas yexternas, dentro de la unidad de correspondencia, tal y como
se explicará a continuación.

Comunicaciones Internas
Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o
privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
El procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada
dependencia y termina con la revisión respectiva; perono antes de realizar la
determinada actividad archivística y su registro en la planilla de distribución. Esto se
identifica con la ayuda de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la
Tabla de Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes. Por
ende, de las comunicaciones internas se derivan las comunicaciones oficiales recibidas
y enviadas, las cuales seexplicarán a continuación.

Comunicaciones oficiales recibidas
Son aquellas que ingresan a las entidades mediante un control establecido como
revisión, verificación, registro de datos del destinatario y de origen, para luego realizar el
proceso de radicación y distribución a la correspondiente dependencia, brindando el
debido trámite de la unidad de correspondencia.

Comunicaciones oficialesenviadas
Son aquellas comunicaciones que son enviadas en soporte físico, la cual contiene el
documento original y máximo dos copias del mismo. La original se remite a su

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“Para que la paz sea posible es esencial Verdad, justicia, y libertad”

destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidadcorrespondiente.

Comunicaciones Externas
Son aquellas comunicaciones que son producidas por la entidad en ejercicio de sus
funciones, con destino a personas naturales o jurídicas, independientemente del medio
utilizado. Es decir que, se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades, para
luego efectuar su debido proceso dentro de ellas. A continuación se explicará de forma
detallada el procedimiento delas comunicaciones, desde su recibimiento en alguna
entidad.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o
privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como externa, que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Pasos para la Recepción de Documentos
Es el procedimientoestablecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la
admisión de documentos.
Recepción
Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y
diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.
Por consiguiente, la recepción de comunicación física o directa es aquella que es
entregada por la persona interesada en una unidad decorrespondencia, teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:

__________________________________________________________________
“Para que la paz sea posible es esencial Verdad, justicia, y libertad”

En cuanto a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es enviada por correo
o medios electrónicos, donde se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos:

ada.

ClasificaciónEste paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el
tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:
Comunicación oficial
Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas
aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio...