Ensayo administracion documental

ENSAYO
LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL
EN LAS EMPRESAS

Durante mucho tiempo las empresas consideraron los archivos como el depósito de papelería donde sealmacenaba toda la documentación que no se utilizaba ni necesitaba, sin ninguna clase de normas o métodos archivísticos estandarizados, dando origen a un caos documental, ya que AL el momento de labúsqueda de información se perdía tiempo, y muchas veces no se lograba el objetivo de encontrar lo que se buscaba ,dando paso a la corrupción y actos inadecuados por parte de la administración, presentándoseproblemáticas tales como: las inadecuadas condiciones de espacio, conservación y seguridad de los documentos, eliminación exagerada y sin control,etc.

Por estas razones debemos definir laadministración documental como el conjunto de actividades que permiten la planeación, dirección y control de la producción de los documentos, su adecuada utilización, organización y conservación, en otraspalabras se encarga de velar por el adecuado tratamiento de los documentos en todo su ciclo vital: es decir, desde el momento mismo de su producción hasta que se le da una disposición final, todos estosprocedimientos van encaminados al logro de la eficiencia y eficacia en el archivo documental.

Es por esto que se considera de vital importancia la administración documental en cualquier empresa,independientemente de si son grandes o pequeñas, o si pertenecen a un sector determinado del mercado; ya que los documentos existen en toda empresa en mayor o menor cantidad pero siempre serán la fuentede información donde se encuentra reflejada la evolución, manejo y cambios de una entidad. Un objetivo principal de la A.D. es la del acceso fácil y rápido a la información disminuyendo los costos yel tiempo de búsqueda.

Por eso los archivos son la memoria corporativa de las organizaciones, ayudan como soporte en la toma de las decisiones: es bueno recordar y saber que “PARA UNA BUENA...