Ensayo Administracion Documental

ENSAYO

Opino que uno de las grandes cualidades que tiene el área de administración de documentos, es minimizar y optimizar los tiempos de respuesta frente a algúnrequerimiento de una persona interna o externa.

Trabajo en la parte de historias laborales en el ejército nacional en la parte de sanidad, creo que el papel que juega eladministrador es muy importante, ya que gracias a su labor, se pueden minimizar los tiempos de búsqueda de los documentos, tener más control sobre el archivo, adicionala la organización que se brinda, para que sea más fácil su ubicación.

Tuve la oportunidad de trabajar en la parte de administración de documentos de un banco, y meparecía que tenían un sistema muy obsoleto , para controlar los documentos que ingresaban y salían del mismo, no contaban con la tecnología necesaria para la gran demandaque tenían de documentos.

En este momento contamos en mi actual trabajo con máquinas de escáner para poder verificar los documentos que tenemos, adicional cada uno vaidentificado y asi es difícil la pérdida del mismo. Contamos con un sistema de indexación, depende de lo que requiera nuestro cliente, tenemos una mesa de trabajo, que sonlas personas encargadas del primer trabajo y del primer contacto que tienen con nuestra materia prima, en ellos radica que no se cometan muchos errores en la parte deindexación y digitalización de los documentos, y así se minimizan los riesgos. Nosotros trabajamos de la mano con las personas encargadas del archivo del ejército, ya queellos después de todo el proceso que nosotros llevamos a cabo, son los encargados de archivar en sus instalaciones los documentos que se ingresan a la base de datos