ensayo de archivos

USOS  Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CPRRESPIONDENCIA Y TARJETEROS La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros.
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables  a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y essemejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por  los corresponsales este sistema  tiene diferentes  usos en las  oficinas. Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento oexpediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto. VENTAJAS El sistema numérico posee varias ventajas como lo son  La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión  limitada,  usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias norecargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números  son identificados particular. Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO Para archivos decorrespondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión. Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: Al archivo principal, El archivo misceláneo alfanumérico ,El tarjetero índice ,El registro de números asignados. El en archivo principal solo se mantiene lascarpetas individuales de los corresponsales de los archivos. El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los documentospueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal. El registro se trata de un numero de anotaciones  q sirve para mantener la relación  de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal. PASOS Los pasos  al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambioscomo los vamos a ver a continuación.
Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8 ,Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico.Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético  y saber el número de corresponsal o asunto. Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo. Clasificación numérica después  de separar los documentos de los corresponsalesactivos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros. Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con números , USOS DE TARJETEROS NUMERICOS, Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico. Por eje algunos...