Ensayo de Gestion de Costos

Procesos Claves en la Administración de Proyectos
Por Norberto Figuerola, PMP [ Acerca del autor ]

El Dr. Roger Kaufman señaló en uno de sus artículos (“Benchmarking”) que es casi universalmente popular tomar como referencia a otras organizaciones y buscar en ellas las mejores prácticas que utilizan para que la propia organización pueda copiarlas y ser más eficaz, previo a un análisis delas mismas. Un error común es creer que los procesos en sí mismos deben ser la base para determinar la mejor práctica, sin relacionar a éstos a la creación interna de valor. Si uno busca una organización o metodología como referencia, debería asegurarse de que las metas y objetivos de la institución referente sean similares a la suya y que los procesos que se tomarán como modelo sean adecuados yfuncionarán dentro de su organización.
Si los procesos que actualmente utiliza para la gestión de proyectos o los que se propone implementar resultan en más trabajo que el proyecto mismo, evidentemente usted necesitará repensar o simplificar dichos procesos.
Eso ocurre frecuentemente con procesos propietarios o metodologías desarrolladas que no tienen en cuenta aspectos más ágiles del negocio.Recuerdo un proyecto en donde me tocó trabajar con otros consultores de la ex Arthur Andersen quienes utilizaban “Method/1”. Si bien ellos me dieron acceso a dicha metodología francamente nunca la leí, pero puedo asegurar que ocupaba toda una biblioteca, y uno debería tener mucho tiempo para poder leer todos esos libros en menos tiempo del que se necesitaba para llevarlos a la práctica. No discuto elproceso sino su usabilidad. Cualquier proceso o metodología que ayude en el trabajo es bueno, con tal que, genere valor al cliente y no sea excesivamente pesado.
Para asegurar el éxito en la gestión de proyectos se necesita recurrir a las mejores prácticas del mercado y no re-inventar la rueda. Los procesos o métodos de mejores prácticas deberían ser una biblioteca de toda la experiencia pasadade una organización en la ejecución de sus proyectos. Estos deberían ser modulares de manera de poder adaptarlos a los distintos tamaños o complejidades de los proyectos. La biblioteca de las mejores prácticas se construye realizando los análisis post-mortem o lecciones aprendidas y documentando esa información para la mejora continua de los mismos.
Para las organizaciones que no tieneninformación histórica de proyectos anteriores o desean desarrollar la propia basándose en las mejores prácticas del mercado de metodologías existentes para la administración de proyectos, el material de referencia estándar es el PMBOK® del Project Management Institute con información muy detallada acerca de los procesos para la gestión de proyectos. Otras normas o metodologías tales como ISO, CMMI, Prince2, APM, etc., son otras fuentes de información aunque en algunos casos son propias de determinadas industrias (IT) y otras no tan difundidas o completas. El PMBOK® distribuye las mejores prácticas en 42 procesos y nueve áreas de conocimiento o disciplinas. En la práctica muchos proyectos no utilizan ni la mitad de esos 42 procesos, sin embargo a los efectos educacionales el PMBOK® provee la másclara y profunda explicación de las distintas áreas que envuelven a la gestión de cualquier proyecto. La flexibilidad es muy importante aquí.
Primero se trata de otro BOK (Body of Knowledge) por lo que no se espera encontrar todas las respuestas allí sino que cada profesional deba consultar infinidad de otras fuentes relacionadas con cada proceso y disciplinas descriptas. Segundo, utilizar elsentido común, la experiencia y la intuición para decidir qué procesos son los que conviene aplicar en cada proyecto que vamos a encarar.
Tomando como base el PMBOK®, a mi criterio el documento que sigue siendo más importante como referencia para la gestión de proyectos, en este artículo vamos a detallar algunos conceptos muy importantes, advertencias y temas claves que se deben contemplar en la...