Ensayo de la mujer rota

Pasos para archivar
 
Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de una secretaria. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivocentralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

 ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
| CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o unnombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). |
| GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. |
| PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poderidentificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. |
| GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes. |
| INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben elnombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. |
| COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores paracajones metálicos. |
| PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. |
| FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas). |

 MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN:
Existen varios maneras declasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
 
§         SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja deeste sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
§         SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despuésarchivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las...