Ensayo De Organización Documental

ACTIVIDAD 1
Tema: Los Archivos y su importancia en la organización
Aprendiz: Yenny Melissa Rojas

Hoy en día, se evidencia la importancia de los archivos en toda empresa, pues estos permitenvisualizar el resultado del proceso administrativo y productivo de las diferentes entidades. En ellos se puede acceder a toda la información que permite el funcionamiento de las empresas desde sucreación hasta su vigencia y las proyecciones a largo plazo.
La base de todo éxito es la constancia y la organización, si en una empresa, no se cuenta con un sistema de organización documental, muydifícilmente será una empresa que brinde un servicio y/o producto eficiente, eficaz y oportuno.
Es por ello, que las empresas regidas por las diferentes normas documentales, optan por implementar diversasopciones de organización documental que les permita acceder de manera rápida a la información que se requiera en algún momento.
Por ejemplo, para la organización de la información producida enEcopetrol, se emplea el uso de las Tablas de Retención Documental que consiste en el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas deuna entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Para la elaboración de estas tablas, Ecopetrol recopiló todos los tiposdocumentales que se generan con el fin de clasificarlos, ordenarlos y describirlos y así mantener un buen archivo que permita la rápida ubicación y acceso a la información en perfecto estado.
Cuando sehace habla de clasificación documental, se hace referencia a la selección de los grupos documentales que se generan en una entidad, por ejemplo: clasificarlos por dependencias o unidadesadministrativas (compras, producción, etc.). Al seguir con la ordenación es donde ya después de haber clasificado se ordena en forma cronológica, alfabética, numérica, etc. La documentación, por ejemplo,...