ensayo documental

1. OBJETO

Establecer los criterios y las directrices para la creación, actualización, administración, control y verificación de la aplicación de los documentos del sistema de gestión de calidad de la compañía

2. ALCANCE

Desde la necesidad de creación del documento hasta su socialización y respectivo control.

3. DEFINICIONES

3.1. COPIA CONTROLADA:
Documento sobre el cual existecontrol y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

3.2. DOCUMENTO:
Medio que establece especificaciones en forma de manual, procedimiento, instructivo ó instrucción, especificación ó regulación.

3.3. FECHA DE APLICACIÓN:
Hace referencia a la fecha en que se publica la última versión actualizada del documento.

3.4. FECHA DE VIGENCIA:
Es la fechahasta la cual el documento tiene validez

3.5. INSTRUCTIVO:
Documento que describe detalladamente los pasos para realizar una actividad o proceso en particular.

3.6. PROCEDIMIENTO:
Documento que enuncia la secuencia de actividades a seguir dentro de la realización de un proceso o parte de él; establece Qué se debe hacer, Cuándo, Quién lo debe hacer y Qué recursos se deben usar.


4.GENERALIDADES

4.1. CONDICIONES GENERALES

4.1.1. Las políticas y condiciones establecidas son de estricto cumplimiento para todos los involucrados a los que aplica el documento, independientemente de si participa o no en su elaboración, revisión o aprobación

4.1.2. Los listados maestros de los documentos deben permanecer actualizados con su respectiva versión y fecha de su última publicación.4.1.3. Los documentos vigentes son los que se consideran aprobados por los dueños del proceso y que se encuentran disponibles en los respectivos lugares en archivo físico o magnético.

4.1.4. Los documentos generados como soporte a un proceso o actividad deben der revisados de forma periódica (1 vez al año) y de ser necesario iniciar su actualización para asegurar adaptabilidad y cumplimientoal proceso.

4.1.5. La redacción y lenguaje a utilizar debe ser clara, legible y de clara compresión e interpretación.


5. PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS, GUIAS, PLANES CARACTERIZACIONES Y FORMATOS

6. programa PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS, GUIAS, PLANES CARACTERIZACIONES Y FORMATOS

6.1.1. Elaboración

a. La elaboración de procedimientos e instructivos es responsabilidad del personalque realiza la actividad a documentar bajo la supervisión del Jefe de Área y/ó Líder del proceso
b. Se debe verificar que el documento cumpla con los requisitos establecidos en este documento antes de proceder con el proceso de trámite de firmas.
c. Según aplique, las entradas para la elaboración de un documento se encuentran establecidas en el 5.1.6
d. El responsable de la elaboración deldocumento y el dueño del proceso deben garantizar que la información contenida en el nuevo documento sea actualizada en los documentos relacionados.

6.1.2. Estructura

a. Para la elaboración o actualización de un procedimiento o instructivo en el anexo No. 2 se establece y describe la estructura que debe contener el documento.
b. En la tabla No 1, se establece las partes de la estructura de losprocedimientos e instructivos


Tabla No. 1 Estructura Procedimientos e Instructivos




Procedimiento / Instructivo
CONTENIDO

Encabezado

Objeto

Alcance

Definiciones

Generalidades

Descripción

Bibliografía asociada

Descripción de la modificación

c. En el campo de ‘‘Descripción de la modificación’’ se debe incluir la modificación realizada en la últimaversión del documento y el historial de las modificaciones se encuentra disponible en la herramienta del sistema informático de la empresa.

6.1.3. Codificación

a. La codificación para los procedimientos e instructivos se establece con la siguiente estructura.

XXX – N00
XXX
Proceso Responsable
N
Tipo De Documento
00
Consecutivo 00-99

b. A continuación se expone la identificación del...