ensayo Gestión Documental

BOGOTÁ, D.C., 08 DE SEPTIEMBRE DE 2015








INTRODUCCIÓN

Desde tiempos inmemoriales existe la necesidad de guardar los conocimientos y pensamientos del hombre en documentos; que tiempo atrásera muy fácil conservar por el volumen, pero con el trascurrir del tiempo las cosas han cambiado ya que en la actualidad existen procesos que clasifican los documentos de acuerdo a su origen, materialy tiempo de conservación.
En la actualidad se tienen en cuenta dos puntos muy importantes en Gestión Documental, uno de ellos es el utilizar todos los medios de protección personal para garantizar lasalud de las personas que realizan esta labor y otro el cuidado y la protección para garantizar la vida y duración de los documentos ya que la finalidad de el archivo es velar por todo lo que reposadentro de la unidad de archivo.
 
DESARROLLO

Conservar los documentos hoy en día en perfectas condiciones es difícil, debido a los diferentes aspectos ambientales que influyen negativamente en losdocumentos como lo son el agua y el polvo entre otros.

Para evitar que la vida útil de los documentos se deteriore debemos mantener los diferentes ambientes establecidos para el archivo, estos debenestar muy limpios y secos. Los muebles deben ser en lo posible metálicos para con ello evitar la aparición de comején y garantizar la conservación de los documentos, pero en caso de no contar con estosse pueden utilizar muebles de madera los cuales deberán ser inmunizados.

Antes de perforar cualquier documento se deben preparar de forma que le sean retirados cualquier tipo de materialesmetálicos. Los documentos que se coloquen en un legajo no deben ser de más de 200 folios y se debe cuidar que los agujeros no afecten la información contenida en el papel.

En el archivo la carpeta juega unpapel muy importante como unidad de conservación y es necesario que esta contenga un legajo que facilite la búsqueda de la información y se debe tener en cuenta que el tamaño de la carpeta sea el...