Ensayo sobre archivos

La Sistematización de los archivos

Es la forma de registrar en un archivo de manera ordenada, los documentos, informaciones o experiencias que deseamos compartir con los demás, se puede aplicar enlos ámbitos científicos y académicos pero también hay muchas situaciones de la vida cotidiana que implican cierta sistematización a modo de lograr un objetivo específico. En este sentido, un acto tansimple como por ejemplo usar una agenda es sin duda alguna un modo de sistematizar nuestro uso del tiempo de acuerdo a nuestras necesidades y preferencias.

La sistematización de archivos puedeclasificarse:

1. Según la relación que guarde el archivo con la institución o entidad que lo ha creado
1.1) Con relación a su existencia
* vivo
* muerto
1.2) Con relación ala naturaleza de la institución
* civil
* religioso

2. Según la función que ejercen en la entidad o institución

2.1) archivo corriente o de gestión
2.2) archivo depósito o intermedio2.3) archivo histórico

3. Según el organismo productor

3.1) archivo público
3.2) archivo privado

4. Según su categoría

4.1) locales
4.2) provinciales
4.3) regionales /autonómicos
4.4) generales

5. Según la edad del documento

5.1) archivo de gestión
5.2) archivo intermedio
5.3) archivo histórico

6. Según los fondos que contenga

6.1) singulares6.2) múltiples

7. según su soporte

7.1) audiovisuales
7.2) cartográficos
7.3) especiales

Clasificación de la información según su importancia
La clasificación de documentosconsiste en saber cuál es la información que se tiene para poder categorizarla u ordenarla por jerarquía; entonces, se necesita previamente de una buena nomenclatura de categorías para poder agruparlos documentos de manera lógica y que garantice la agilidad de la búsqueda, ya que no es lo mismo un memorándum interno que una factura, un libro contable o una compraventa.
La categorización más...