Ensayo Sobre Organizacion Documental

Este ensayo se realiza con fines académico como resultado del aprendizaje correspondiente a l material de la Primera semana del curso de Organización Documental.
Los temas a tratar seránOrganización Documental, clasificación, ordenación, descripción. Principio de procedencia y principio de orden original.
La organización documental es el proceso por el cual logramos estructurar el archivo deuna persona natural, institución o empresa, privada o pública, para que cumpla su función primordial que es la de informar, esta información debe ser localizada con facilidad, sin ambigüedades en unaubicación única y lógica.
La organización de archivos debe contener un conocimiento integral del nivel de organización documental, del estado físico de la documentación, de las condiciones físicasy ambientales del lugar de depósito, de la historia de la documentación y de las entidades productoras. Su idoneidad logra la eficiencia y modernización administrativa porque los documentos bienadministrados y custodiados son el fiel testimonio de la existencia de una entidad y un referente clave a la hora de tomar decisiones.

La organización documental se compone entre otros e los siguienteselementos:

Clasificación documental:
Es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes de acuerdo a un plan establecido previamente, parasu aplicación debemos estudiar la totalidad del fondo documental y requiere conocimiento del contenido de los documentos.

Ordenación documental:
Es la asignación de números o letras que se da alos documentos, así como su ubicación en el espacio físico correspondiente, puede ser:
-Alfabética: Aplicable por nombres de personas (onomástica), cosas, acontecimientos o lugares (toponímica) yordenación por materias o asuntos.
-Cronológica: cuyos componentes son: Año, mes y día de la fecha del documento.
-Numérico: Que consiste en la ordenación de los documentos mediante la asignación de...