Ensayo

La administración documental es la forma o el método por el cual se archivan o se organizan los documentos manual o digitalmente en una empresa u organización. La administración documental estádirigida a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el objetivo de lograr eficiencia en el manejo de losmismos durante su ciclo de vida. En pocas palabras su función específica es la de recoger la información, procesarla, registrarla y utilizarla. De esta herramienta obtenemos muchos beneficios talescomo:

• Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.

• Facilidad de búsqueda y acceso a la información.

• Automatización de flujosde trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.

• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

• Reducción en el tiempo de análisis y toma dedecisiones.

• Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

• Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

Lo queinicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, desde este punto ya hace referencia a administración documental, hasta los más sofisticados sistemasinformáticos tiene un solo fin y para todas entidades productoras y es que controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permiten realizar búsquedassofisticadas y recuperar información de cualquier lugar, esto gracias a los avances tecnológicos que igualmente permiten acceder a documentos aun estando desde puntos extremos del mundo. Los archivos sonimportantes para la administración documental porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, es decir que se realizada el debido chequeo...