Ensayo

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| | ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA CONVOCAR A LA ASAMBLEA |
El administrador de la Copropiedad, deberá tener actualizado el libro de registro de propietarios que se debe llevar en físico y que la información consignada allí corresponde a la información real y certificada sobre la calidad que ostenta cada propietario y su firma registrada; y se debe tener actualizada la base de datosde su software de contabilidad ó habilitar una base de datos en una hoja de calculo (Excel) ó un libro de trabajo en un programa base de datos (Access); en la cual deberá aparecer lo siguiente:

Identificación del Inmueble (dirección, torre, bloque, piso, No. Apartamento –Local, Casa ú Oficina)

Nombre Completo é identificación del Propietario.

Coeficiente asignado, de conformidad con elReglamento.

Dirección de correspondencia del Propietario y teléfono.

Identificación de Depósitos ó parqueaderos en caso de ser parte de la Unidad Privada.

Firma del Propietario en el Libro de Registro de Propietarios.

La Administración previo a la convocatoria deberá tener listo, los informes de los estados financieros con sus respectivas notas, ejecución presupuestal y el proyecto depresupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia, así mismo previa a la convocatoria deberá publicar el listado de cartera a corte vencimiento del período presupuestal y el listado de cartera a la fecha de convocatoria a Asamblea Ordinaria; igualmente en la fecha que se desarrolle el Asamblea, la administración deberá publicar el listado de cartera a la fecha.

Para la Administración, el Consejode Administración, el revisor fiscal y el comité de convivencia, se les recomienda que al momento de convocar a la Asamblea, tengan adelantado sus respectivos informes de gestión, explicativo de los estados financieros y proyecto de presupuesto y el dictamen de Revisoría Fiscal.

La convocatoria a Asamblea, en principio la debe convocar la Administración con antelación de 15 días a la fecha,para lo cual deberá tener en cuenta la fecha y hora programada para la reunión.

Sí pasados los tres primeros meses calendario del año en curso, y no ha sido convocada la Asamblea General Ordinaria; ésta se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes posterior al vencimiento del período presupuestal (puede ser mes de Abril) a las 8:00 p.m. (ó el que defina el Reglamento dePropiedad Horizontal); en las instalaciones de zonas comunes de la Copropiedad ó en el lugar que fije quien convoca, para analizar la situación financiera de la Copropiedad y demás temas potestativos en las decisiones a cargo este órgano, y proceder al estudio y aprobación del presupuesto, el nombramiento del Consejo de Administración ó Comité de Convivencia (sí lo hubiere) y del Administrador(a), de laRevisoría Fiscal.

Nota: Para el caso de Convocatoria a Asamblea Extraordinaria; cuando la Administración no la convoca, la podrá convocar el Presidente del Consejo de Administración autorizado por el Consejo.

Se recomienda que se defina dentro de la Copropiedad, un procedimiento para la acreditación de poderes de representación, a fin que previo al desarrollo de la Asamblea, se hayanacreditado y certificado su autenticidad.

DERECHO DE INSPECCIÓN

El Código de Comercio establece como un principio que todo socio ó accionista (propietario) tiene el derecho de inspeccionar los documentos de la persona jurídica, que incluyen las actas, los soportes contables, los libros oficiales de contabilidad, contratos y demás documentos que por ser del interés de lo socios para las decisionesa adoptar en Asamblea, pueden ser consultados previamente.

Este derecho de inspección se considera como un derecho constitucional.

Para ejercer el derecho de inspección, se debe definir unos procedimientos administrativos para tal fin, en el sentido que la información a cargo de la administración como responsable de la persona jurídica, requiere limitación de tiempo, espacio y manejo de la...