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ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación es la transferencia de información y la comprensión entre dos personas. Es una manera de conocer las ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores de los demás. Es un puente de significado entre los hombres que les permite compartir lo que sienten y conocen. Al utilizar este puente, una persona puede superar los malosentendidos que a veces separan a la gente.
Un punto importante de la comunicación es que en ella siempre interviene dos individuos por lo menos: un emisor y un receptor. Una persona sola no puede comunicarse. Sólo uno o más receptores pueden completar el acto de la comunicación. Este hecho es evidente cuando imaginamos a una persona perdida en una isla, que pide ayuda cuando no hay nadie lo bastantecerca para oírla. La relación no es tan evidente para los gerentes que envían boletines a los empleados. Tienden a pensar que, con el solo hecho de enviarlos ya han logrado la comunicación; pero la transmisión del mensaje no es más que el inicio del proceso. Un gerente puede enviar ciertos boletines, pero a comunicación se da en el omento en que subalternos los reciben, los leen y los comprenden. Lacomunicación es lo que el receptor entiende, no lo que el emisor dice.

Importancia de la Comunicación

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación. Si ésta no existe, los empleados no pueden saber lo que están haciendo sus compañeros de trabajo, los administradores no pueden recibir información y los supervisores no pueden dar instrucciones. La coordinación del trabajo esimposible y la organización no puede subsistir sin ella. La cooperación también se torna imposible, porque a ente no puede comunicar sus necesidades y sentimientos a otros. Podemos decir con seguridad que todo acto de comunicación influye de alguna manera en la organización.
Cuando la es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y promueve la satisfacción en el trabajo. Los empleados conocen mejor sutrabajo y se sienten más comprometidos con él. En algunos casos, hasta sacrificarán los privilegios de que gozan desde hace mucho, pues dan cuenta de que el sacrificio es necesario.


El proceso de la Comunicación en dos direcciones

El proceso de la comunicación en dos direcciones es el método en virtud del cual un emisor llega a un receptor con un mensaje. Se requieren ocho pasos sinimportar si las dos partes hablan, usan señales manuales o se sirven de otro medio de comunicación.

Desarrollar una idea. El paso 1 consiste en desarrollar una idea que el emisor desea transmitir. Este es el paso más importante porque, si el mensaje no vale la pena, todos los demás pasos serán inútiles. A este hecho aluden los letreros que a veces se ponen en las paredes de oficinas o plantas:“Reflexiona antes de actuar”.

Codificación (Cifrado). El paso 2. Consiste en codificar (cifrar) el mensaje en palabras, graficas u otros símbolos adecuados para la transmisión. En este punto el emisor escoge el método de transmisión, a fin de organizar las palabras y símbolos en una forma que facilite el tipo de transmisión. Por ejemplo, una conversación no suele estructurarse del mismo modo que unmemorándum.

Transmisión. Una vez desarrollado el mensaje, en el paso 3 se transmite con el método escogido; por ejemplo, un memorándum, una llamada telefónica o una visita personal. Los emisores pueden seleccionar también ciertos canales (entre ellos el supervisor u otro canal) y se comunican en el momento oportuno. Quizá hoy no sea el día más propicio para pedirle al jefe un aumento desueldo. Los emisores también tratan de que su canal de comunicación no tenga barreras ni interferencia, de este modo su mensaje tendrá mayores probabilidades de llegar a los receptores y captar su atención. Así en las entrevistas conviene que no haya distracciones.

Recepción. La transmisión permite a otra persona recibir un mensaje, lo cual constituye el paso 4. En éste la iniciativa pasa a los...