Ensayo

EL ARCHIVO DE HOY



Hoy en día contamos con herramientas más manejables, para desarrollar en nuestras entidades o empresas la actividad conocida como administración documental y no llenarnos de enormes arrumes de carpetas, AZs, tomos, libros, etc.

El trabajo en el archivo es necesario e indispensable para toda organización, ya que en el se guarda gran información de carácter histórico,cultural y legal, y de esta manera ninguna empresa puede dejar a un lado esta actividad, es por esto que desde hace tiempos surge esta actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillasde arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Hacer esta tarea resulta tediosa en cuanto al manejo controlado que debe llevar el archivador, ya que es un trabajo engorroso, constante muchas veces monótono, y menospreciada por algunas personas que no ven su real valor, desde elcontrol que se debe llevar en cuanto a fechas, numerología consecutiva, aplicada con foliación y su respectiva custodia que recarga sobre quien desempeña esta actividad.

 
Por esto es indispensable para el éxito y el progreso de toda entidad, la administración documental, hoy regida por la ley La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, que reguló en su Título V: Gestión de documentos, laobligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.



En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tantodeja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.


Donde las empresas se ven en la necesidadde crear programas de desarrollo de gestión documental para cumplir con las normas y leyes mencionadas y se ven involucrados todos los componentes de la empresa.
Tener toda la información lo más accesible posible y en un orden donde sea clara y asequible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.
Como el avance de la tecnología esto seguirátalvez mas sofisticadamente no parará, el papel cada vez se vuelve más complejo e indispensable y un uso a veces inadecuado, para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada.


Tardar horas buscado la misma documentación, retrasando procesos aumentando costos, espacios y generando desgaste humano, son factores  determinantes para la empresa. Por tal motivo no cabe duda de laimportancia de una buena administración documental a la que ninguna entidad la puede dejar pasar por alto.

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y comoactivo, proveen documentación, recalcando esto, las empresas hoy en día han ido avanzando en este tema y han creado campañas como el cero papel donde quieren dar un gran abono ecológico, acabando el mal uso que le damos al papel, ya que nosotros tenemos la costumbre de sacar cuantas copias necesitamos.

Digitalizando la información para tener estos archivos en magnéticos o memorias digitales, de...